En las revistas de El Ferretero de febrero y abril 2017, hemos estado hablando sobre los sistemas de cómputo que usted puede implementar en su negocio, para facilitar la administración, mejorar la productividad de su personal, minimizar los errores humanos, controlar mejor su inventario y aumentar la rentabilidad de su negocio. En esta oportunidad nos vamos a concentrar en una herramienta muy efectiva que deberá implementar en su empresa.
Uno de los controles básicos y muy importantes en un negocio es el cierre diario de ventas. El cual es un reporte con el que se puede establecer rápidamente al final del día, cuál fue la venta total, cuánto se cobró en efectivo, cheques, depósitos y tarjetas de crédito.
Todo negocio necesita llevar este control diariamente, pero en una Ferretería se vuelve algo muy necesario e indispensable, para poder tener certeza de todo lo vendido y sobre todo un buen seguimiento del dinero cobrado durante el día.
El control debe cruzarse contra el depósito bancario. El cual debería realizarse a más tardar el siguiente día de efectuado el cierre de ventas. Es una buena práctica de las empresas con administraciones eficientes, que los depósitos se hagan a diario, en el horario estipulado y que los valores depositados cuadren contra los cierres diarios de ventas.
Si usted realiza cobros con tarjetas de crédito o débito, es sabido que por lo general, la acreditación a la cuenta bancaria, lo realiza la empresa emisora de la tarjeta, el día siguiente de la compra. Pero no depositan el valor total cobrado, ya que la emisora realiza un descuento por la comisión del uso de la tarjeta de crédito y el Iva de dicha comisión.
Es importante que todos los días se cuadre el total acreditado en la cuenta bancaria correspondiente, realizado por la emisora de la tarjeta de crédito y que se cuadre contra el cierre diario de ventas, revisando que las comisiones cobradas por la emisora sean las correctas. Si se realiza diariamente es fácil detectar un error y ponerse en contacto con la empresa emisora de las tarjetas, para que se corrija el problema.
Control Manual
Todo lo descrito anteriormente puede llevarse en hojas de Excel o manualmente en un cuaderno. Sin embargo, siempre existe el riesgo de que la información no sea la correcta, por distintos motivos:
a.No se registraron todas las ventas en el cuaderno o en el archivo de Excel.
b.No se registraron los cobros de manera correcta.
c.Se puede seguir facturando aunque no se hagan los cierres de ventas diariamente.
d.No se deposita diariamente y hasta que alguien lo revise se dan cuenta. Esto puede provocar mal manejo del dinero o robos.
e.No se cuadran los depósitos realizados por las emisoras de las tarjetas de crédito y las comisiones que cobran por el uso de tarjetas en su negocio.
Con un Sistema de
Administración Computarizado:
Si usted adquiere un sistema de cómputo, es importante que tome en cuenta si dicho sistema le facilita llevar el control del Cierre Diario de Ventas.
Con un sistema automatizado debería poder conseguir lo siguiente:
a.Registrar todas las ventas en el sistema e imprimir las facturas desde el mismo, para garantizar que al final del día se tiene control de todo lo vendido.
b.Debe poder registrar el tipo de cobro realizado para cada factura, ya sea en efectivo, cheque, depósito o tarjeta de crédito o débito. Si usted vende al crédito también debe poder reflejarse en el reporte de Cierre de Ventas del día. Es muy conveniente que el sistema permita realizar cambios al final del día en alguna factura que tenga mal registrado el tipo de cobro.
c.El sistema no debería permitir facturar al siguiente día, si no se ha impreso el reporte de cierre de ventas del día anterior.
d.El sistema debería tener un informe de alerta que le indique al gerente del negocio y a quien consideren pertinente, en el cual se detalle todos los recibos de caja (cobros realizados del día anterior) que aún no se han registrado en el sistema con su depósito respectivo. Es muy conveniente si esta alerta es enviada por el sistema de forma automática por medio de correo electrónico, de ésta manera se puede dar un seguimiento diario.
e.El sistema debe permitir que se cuadre el total de cobros realizados con tarjetas de crédito y débito y los valores que deben ser acreditados en la cuenta bancaria por parte de la empresa emisora de las tarjetas.
Conclusiones
Aunque sea de forma manual o en archivos de Excel, es muy importante que usted implemente un buen control del Cierre de Ventas diario. También verifique que todos los días el dinero se deposita en la cuenta designada y que todo lo cobrado en efectivo o cheques, sea depositado al día siguiente a más tardar.
Pero cómo puede darse cuenta, si implementa un sistema de cómputo en su empresa, el cierre de ventas será más fácil de realizar y sobre todo se mejora la certeza de que se está administrando bien el dinero que ingresa diariamente en su negocio.
