En artículos anteriores hemos hablado de los beneficios de tener un sistema computarizado operando en su ferretería, la exactitud en la facturación y en los cobros, lo importante que es realizar los cierres diarios de ventas y los depósitos de todo lo cobrado diariamente.
También hemos hablado de lo importante que es contar con un sistema para administrar eficientemente el corazón de su negocio que es el inventario de productos.
Hoy nos enfocaremos en un proceso que es crucial en su negocio: qué comprar, cuándo comprar y cuánto comprar.
Veamos que se necesita para saber qué comprar:
-Existencias reales de todos los productos
-Fecha de la última compra de cada producto
-Ventas por mes del último año, o por lo menos de los últimos 6 meses
-Promedio de venta mensual de cada producto
Si usted no cuenta con un sistema de cómputo, con toda seguridad este proceso de comprar más producto para surtir su negocio es algo que demanda mucho tiempo y esfuerzo de su parte.
Existencias reales de todos los productos.
Para conocer esta información, el único camino es realizar un inventario físico de todos los productos. Pero usted sabe por experiencia, que es muy difícil realizar este inventario constantemente. A duras penas se logra realizar un inventario físico cada 6 meses, para presentarlo a la SAT en julio y diciembre de cada año.
Fecha de la última compra de cada producto
Para obtener esta información, se tiene que ser muy ordenado y meticuloso para mantener actualizadas todas las compras anteriores en un archivo Excel, en el cual se pueda estar consultando cuando se necesite. Claro que siempre estará el margen de error humano, de no haber actualizado una compra y por ende estos datos en los que se basa para comprar, pueden no ser correctos.
Ventas por mes del último año, o por lo menos de los últimos 6 meses
Acá la situación se torna mucho más compleja, puesto que para tener datos reales de las ventas de cada producto, de cada mes del último año, alguien tendría que revisar todas las facturas del año y registrarlas en un archivo Excel, todas las ventas por cada uno de los productos. Esta es una labor que toma muchísimo tiempo y esfuerzo y se aumenta la posibilidad de que se comentar un error por parte de quienes tabulen la información.
Promedio de venta mensual de cada producto
Si logra tener el archivo de las ventas de cada producto en un archivo Excel, cómo el indicado en el punto anterior, entonces será fácil establecer el promedio de ventas mensual de cada producto, pero si no tiene el tiempo suficiente para crear un archivo Excel como el indicado, tendrá que recurrir nuevamente a las facturas de los últimos meses e ir tabulando la información para tratar de establecer el promedio de ventas mensual de cada producto.
Toda la información descrita anteriormente es muy útil para poder decidir qué comprar, cuándo comprar y cuánto comprar, pero como usted bien sabe, conseguirla, tabularla y tenerla en un formato legible es una labor titánica. Y si usted no tiene un flujo de efectivo suficiente, tendrá que realizar este proceso de compra varias veces al año.
En consecuencia, lo que realmente sucede en la mayoría de negocios, es que se compra “a dedo”, es decir, se compra lo que visualmente nos parece que se vende más, lo que la gente de su ferretería considera que “se mueve más”, etc. Y las sorpresas ocurren cuando un cliente llega a su ferretería a preguntar por X o Y producto y al buscar en bodega resulta que ya no hay.
Con un Sistema de Inventario
Si usted cuenta con un sistema de cómputo operando en su negocio, todo lo anterior lo debe hacer el sistema, esa es su función principal: “computar” todos los datos para producir reportes con los resultados finales.
En un sistema de inventario es indispensable que exista un Reporte de Cobertura de Inventario, el cual le permite ingresar el rango de fechas que usted quiere tomar en cuenta para su análisis.
Por ejemplo:
Usted le puede solicitar al sistema que le presente en un archivo Excel generado automáticamente:
•Código y descripción del producto
•Fecha de última compra
•Ventas por mes de cada uno de los últimos 12 meses del año (más o menos dependiendo de sus necesidades)
•Promedio mensual de ventas de cada producto
•Fecha de la última compra
•Proveedor de la última compra
•Existencia actual de cada producto
•Cobertura en meses de la existencia actual, de acuerdo al promedio de ventas mensual del producto.
Conclusiones
Cómo puede observar, si usted obtiene un reporte de Cobertura de Inventarios desde su sistema de cómputo, ya no tendrá que perder su valioso tiempo tabulando información, usted usará su tiempo de forma efectiva al concentrarse en los reportes generados por el sistema. Lo cual le permite tomar mejores decisiones de compra, con datos confiables.
El proceso de compra con un sistema de cómputo es mucho más fácil y dinámico y puede repetirse la cantidad de veces que usted lo requiera.
