COMO CONTROLAR LOS ROBOS EN SU NEGOCIO USANDO LA TECNOLOGÍA

Todas las empresas de cualquier tamaño afrontan diversos problemas administrativos, uno de ellos son los robos de mercadería o de dinero. Cuando las empresas crecen,  el control de estos temas se vuelve más complicado, y el dueño del negocio necesita estar presente todos los días para controlar los temas de mercadería y dinero. Esto nos lleva a otro problema, y es que entonces,  el negocio funcionará bien si y sólo si, el dueño de la empresa está todos los días atendiendo la operación.

En el mundo actual de los negocios la competencia crece dia con dia, cada año más empresas nacen en todos los sectores empresariales, es por esta razón,  que el propietario debe encontrar herramientas que le permitan ser más competitivo y que le permitan que su negocio funcione de la mejor manera sin necesidad de estar presente.

Muchas veces los negocios cuentan con procesos manuales para controlar los robos, pero esto se traduce en inversión de mucho tiempo para obtener mejores resultados.

Es recomendable que los negocios cuenten con un sistema de información automatizado, que les permita mejorar sus controles, mencionaremos algunos puntos claves que se deben tomar en cuenta para reducir los robos.

 

Facturación

Se tiene la idea que no dar factura a los clientes ayuda a economizar y generar mayores ganancias para los negocios. El problema es, que desde que se toma esa política en el negocio, se abren las puertas a que no se lleve un buen control. El empleado puede vender sin dar factura y no reportar este tipo de ventas.

Otro factor importante es cuando se realizan facturas manuales, muchas veces este tipo de práctica abre las puertas a que se puedan alterar las facturas originales y las copias.

Es recomendable facturar todas las ventas usando un sistema de información para que no se puedan alterar y quede de una vez registrado en una base de datos.

También cuando todo se factura, se puede colocar un rótulo que diga: “Si no le facturan su producto es gratis”, con esta práctica se obliga al trabajador a facturar todo y cierra la puerta a que puedan realizar ventas y no registrarlas.

 

Cierre de Caja

Otra ventaja de registrar todas la ventas en un sistema de información, es que al final del dia puede realizar un cierre de caja, este reporte le permitirá saber cuánto se vendió en efectivo, tarjeta de crédito, cheque, etc. Todos estos datos se pueden comparar con el dinero depositado en el banco y de esta manera nos cercioramos que todo lo que se vendió, es igual a lo depositado en nuestra cuenta bancaria.

 

Arqueo de Caja

Una práctica muy usual en las empresas es el llamado jineteo del dinero, que no es más que usar el dinero para situaciones personales del empleado y luego devolverlo. No es un robo como tal, pero es algo que abre la puerta para que se pueda dar un robo.

Para evitar este tipo de situaciones es primordial tener un sistema de información que le permita hacer arqueo de caja. Un arqueo de caja se puede realizar en cualquier momento, usted ingresa   a su sistema, genera la opción y debe comparar ese reporte con las ventas en efectivo, tarjeta de crédito, cheque, etc. Esto le permitirá saber que no están usando dinero de su negocio para cuestiones personales.

 

Anulación de Facturas

Es importante controlar la anulación de facturas ya que en muchas ocasiones los trabajadores facturan las ventas, pero el cliente deja olvidada la factura y puede darse la situación que se aproveche esa oportunidad para anular la factura; y se descarte esta venta en el sistema, cuando realmente sí se entregaron los productos y el dueño de negocio viene a darse cuenta cuando ya ha pasado demasiado tiempo, o cuando las correcciones superan al problema a corregir.

Por ello es recomendable que su sistema tenga permisos especiales para las personas que anulan facturas y mejor aún si cuenta con un sistema de alertas que notifique las facturas anuladas del dia. Este reporte le permitirá llegar a su negocio a realizar una pequeña auditoría de los documentos anulados y verificar el dinero en caja y si realmente los productos no se vendieron. Todo esto en el tiempo oportuno.

 

Inventarios físicos versus existencias

Todo el tema de facturación y sus reportes son indispensables para controlar los robos, pero uno de los puntos críticos es el control de las existencias de la mercadería.

Es de suma importancia realizar inventarios físicos periódicos y compararlo con su sistema de información, esto permitirá saber con certeza si hay fugas de mercadería y por ende de dinero en su negocio.

Una muy buena práctica, es realizar inventarios físicos aleatorios de ciertos productos, usted escoge un producto, lo cuenta, luego ingresa a su sistema para validar que lo que está físicamente es igual a lo que su sistema de información despliega.

Si la información en su sistema no es igual a lo contado físicamente, su sistema debe proporcionar el historial de compras y ventas de este producto (Kardex), con este historial usted puede verificar el comportamiento de este producto en un periodo determinado. Y le ayudará a establecer lo que realmente pasó con esa mercadería.

 

Control de gastos

Todo negocio incurre en gastos dia a dia, que sirven para la operación del negocio, tales como artículos de limpieza, artículos de librería, etc. Para pagar muchos de estos gastos se toma dinero de caja y en ocasiones no se tiene la buena práctica de tener un documento de respaldo de gasto. Al no tener el control de los gastos se abre una puerta a la fuga de dinero.

Para tener un mejor control de gastos se recomienda que no se use dinero de caja ya que esto genera un problema en el momento de cierre de ventas.

Es recomendable que su sistema de información maneje cajas chicas con sus respectivas liquidaciones.

Una caja chica es un fondo que usted designe para gastos operativos del negocio, el cual no se debe tomar del efectivo diario. Este fondo le permitirá tener un mejor control de los gastos y cada cierta cantidad de gastos se realiza una liquidación con los documentos de respaldo para reintegrar de nuevo el dinero gastado.

Estos son algunos de los puntos claves que se deben tomar en cuenta para controlar los robos.

Definitivamente es mucho más fácil realizarlos si se cuenta con sistemas de información que le permitan generar reportes y tengan herramientas para facilitar estos controles.

 

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