DATOS E INFORMACIÓN

En informática los datos son los componentes esenciales que pueden ser registrados bajo un formato como letras, números, símbolos o imágenes y que al agruparlos de forma correcta permiten construir fuentes de información. 

Una buena definición de información es: Colección de datos que tienen un significado para los propósitos de quien la recopila, procesa y almacena. El objetivo final de la información es resolver algún tipo de problema o bien tomar una decisión basada en este grupo de datos que posee.

Ejemplificando el anterior concepto, veamos los datos relacionados a un producto sus existencias: código, descripción, unidad de medida, marca, bodega donde se almacena, existencia actual, color, precio, costo, etc.

Estos datos al utilizarse en un catálogo y en un inventario, permiten que una ferretería, conozca los productos que ofrece a sus clientes y de cuanto posee y de cuanto debe abastecerse para luego despacharla.

Para los negocios de esta nueva era, es un requisito indispensable, poseer información cuyos datos cumplan con valoraciones de calidad, que posteriormente le permitirán ser usados en procesos de desarrollos tecnológicos avanzados. Nuevamente vayamos a los ejemplos:

Datos Correctos

Se dice que los datos son correctos o que están correctamente registrados, cuando pueden usarse con toda la confianza de que cumplirán la función para la que fueron creados y almacenados. Por ejemplo en el proceso de Facturación Electrónica en Línea (FEL).

Ejemplo: NIT y Razón Social

Si dentro del proceso de facturación de un negocio, nunca se tuvo el cuidado de registrar de forma correcta el NIT y la Razón social de un cliente, cualquier archivo electrónico o base de datos de clientes será de poca utilidad y al momento de realizar una factura, estos pueden generar errores de validación ocasionando problemas en el momento menos pensado.

Un NIT será incorrecto por no haberlo registrado de forma completa, o si la persona que recopila la información se dedicó a poner la palabra CONSUMIDOR FINAL en vez de las siglas CF o poner cualquier número con tal de avanzar en su proceso de venta, no podrá usarse en un proceso de facturación en línea, por lo que tendrá que ser registrado nuevamente.

Datos Duplicados

Otro de los problemas más frecuentes son los datos duplicados, es decir si en nuestra base de datos de clientes, tenemos varias veces registrados un cliente, y luego para migrar nuestros datos a un sistema de cómputo que si valida la duplicidad, hará que muchos de nuestros registros deban quedar fuera del proceso de migración a esta nuevo sistema de computo.

Ausencia de Datos

La ausencia de datos también puede ser un grave problema. En una campaña de mercadeo, en la que el teléfono sea la única forma de contactar a un cliente, si en la mayoría de los casos no se tienen registrados los números de teléfono de los clientes, no podrá realizarse.

Datos Erróneos

Este es el caso más común al momento de validar la calidad de la información. Si una dirección no es correcta, y su negocio tiene el servicio de reparto a domicilio, puede causar desde pérdida de la venta, de los productos y lo peor, la pérdida del cliente por insatisfacción.

Causas de Mala Calidad de Datos

En muchas ocasiones, se tiene la idea equivocada de que la recopilación de la mayor cantidad de datos, es la mejor estrategia para formar una base de datos que luego puede ser usada en futuros proyectos de mercadotecnia o bien para atender de mejor forma los procesos del negocio.

La recopilación de datos, debe basarse en función del momento y lugar en que son puestos a nuestra disposición. En el caso de un mostrador en donde una empresa atiende clientes que pudieran contar con poco tiempo, la solicitud excesiva de datos, puede ser contraproducente para el negocio. Por un lado tenemos clientes que desean ser atendidos con prontitud y por otro, vendedores o funcionarios de la empresa, que necesitan cumplir con objetivos y metas de ventas o del proceso del que están a cargo. 

Un vendedor está mayormente enfocado en presentar a su cliente un productos o servicio con el cual este último se sienta satisfecho, pero no lo logrará si su cliente no tiene tiempo o la suficiente paciencia como para brindarle la información requerida por el vendedor.

Esto puede dar al traste con nuestra recopilación de datos, ya que ambos (vendedor y cliente) querrán cumplir con sus propios objetivos y los objetivos del negocio quedarán relegados a un segundo plano, y una salida fácil al problema en el que se encuentran es ingresar cualquier dato, que poco tendrá que ver con la información requerida como fuente importante para futuros procesos o proyectos de la empresa.

Herramientas de Recopilación

Le llamaremos de esta forma, a cualquier medio que permita almacenar información que podamos solicitar. Tenemos el famoso caso de las encuestas del pasado, en las que se definía una serie de preguntas que al ser respondidas por los entrevistados, permitían realizar análisis sobre la información. El resultado era en muchos casos desastroso, pues la organización de los datos resultaba más compleja que el análisis de los mismos, y el tiempo y esfuerzo invertidos versus los resultados, no lograban el objetivo para el cual fue realizada la tarea de recopilación.

Es muy importante analizar de forma profunda, los medios de recopilación y almacenamiento de datos para que luego puedan convertirse en información útil y disponible.

Un empleo que ya hemos mencionado en artículos anteriores, es el de la empresa que realizaba su proceso de facturación por medio de los informes generados por su personal técnico que prestaba el servicio. Utilizaban formularios impresos, los cuales llenaban en el lugar de ubicación de su cliente, al finalizar, entregaban a la secretaria de la empresa los informes, quien luego tenía que trasladarlo a una hoja de Excel. El proceso para facturar el servicio llegaba incluso a semanas luego de que se prestaba dicho servicio y la ganancia obtenida se diluía por el retraso. Contrataron un servicio de renta en la nube para un sistema de cómputo, que a los pocos meses les permitió realizar el trabajo y facturar de forma inmediata, a las pocas horas de haberse prestado el servicio.

Conclusiones

Dedique buena parte de su tiempo de planeación a revisar cómo están sus datos actualmente y analizar si el conjunto de los mismos representan información. Al principio puede representar una tarea titánica, pero la recompensa de dicho esfuerzo le permitirá crecer como negocio y mantenerse a la vanguardia de las nuevas exigencias de esta nueva era.

Revise la forma en que almacena y recopila su información, en la actualidad esto se ve resuelto con la contratación de servicios en la nube, tanto de almacenamiento como de administración y registro de los datos a través de un sistema de cómputo en línea.

La sanidad de sus datos, puede convertirse en un factor de éxito en cualquier proyecto tecnológico que decida emprender.

Tenga siempre en mente que la recopilación de datos en un mostrador, es totalmente distinta a la que se puede obtener en procesos post-venta. En un mostrador el cliente busca atención rápida y efectiva.