La distribución de nuestra bodega y el almacenamiento de los productos son factores importantes en la buena gestión de inventarios. Para ello se deben observar varios aspectos:
1. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS
Como ya se ha definido, el proceso de almacenamiento no trata solo de acopio de insumos, materiales y productos, sino que dicha actividad está relacionada con la conservación de los productos objeto de inventario. Los lugares donde se almacenan los productos deben garantizar su óptima protección, para que conserven sus características físicas y la calidad requerida.
El almacenamiento eficiente es el que logra conservar en óptimas condiciones el máximo de mercancías con el mínimo espacio, atendiendo a la forma, tamaño, peso, calidad, resistencia y empaque de éstas.
La regla de oro del almacenamiento es no mezclar productos de diferente naturaleza en la misma estiba, pallet o lote, y que los materiales peligrosos no deben almacenarse en el mismo sitio de los alimentos u otros productos de uso o consumo humano.
Para realizar una efectiva clasificación, se debe considerar una serie de elementos fundamentales que intervienen en la planificación de la distribución interna en general, como por ejemplo:
-Similitud y cantidad: productos del mismo tipo se almacenan juntos, esto para evitar múltiples ubicaciones.
-Demanda: los productos requeridos con más frecuencia deben ubicarse en las áreas más accesibles.
-Medida y peso: cuanto más grandes y pesados sean los objetos, menos altura de apilado deben tener.
-Características: tener en cuenta las particularidades de los productos (sensibilidad, peligrosidad, fragilidad, vencimiento, entre otros).
Los productos se pueden clasificar según:
1)La forma
a)Regular
b)Irregular o a granel
2)El tipo de empaque o etiqueta
a)Tipo de empaque
3)El valor
4)Tipo de alimento
a)Perecederos
b)No perecederos
c)Almacenados en frío
2. ORGANIZACIÓN Y ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS
Para facilitar la localización de los materiales almacenados, se utilizan sistemas de codificación de materiales, que ayudan a alcanzar más eficiencia, debido a que los datos requieren menos tiempo para su organización y búsqueda, facilitando también su debido control.
La codificación es el método que permite convertir un carácter de un lenguaje natural como el alfabeto, en un símbolo de otro sistema de representación aplicando normas, las cuales definen la forma en la que se codifica según el sistema de representación.
La importancia de la codificación radica en que una vez se ha realizado la recepción de los insumos, materiales o productos, deben distribuirse de forma organizada en el interior del almacén o bodega con el fin de localizarlos y gestionarlos de manera eficaz. No hay que olvidar que en el almacén existe variedad de mercancías, por ese motivo se debe conocer en todo momento, qué, cuánta, y dónde está cada una.
-Códigos colocados manualmente Donde no se tiene acceso al sistema de código de barras, se realiza la codificación de forma manual en donde se analiza por medio de los métodos de clasificación de productos, las familias de los mismos y se procede a asignar un código por números o alfabéticamente, tratando los productos por medio de las tarjetas kardex, hojas electrónicas o bases de datos y asignándoles una ubicación en el área de almacenamiento por medio del material, costos, marca, línea de producto u otra particularidad.
-Código de barras Este código está compuesto por una serie de dígitos que siguen una disposición establecida, además de una serie de barras y espacios diferentes que en conjunto contienen determinada información. De este modo el código de barras permite reconocer un artículo de forma única, global y no ambigua en un punto de la cadena logística y así poder realizar el inventario o consultar sus características asociadas.
3. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO
En toda bodega el aprovechamiento del espacio es una tarea vital para el administrador de los recursos, en vista que es imposible algunas veces, ajustar el área por espacio físico. Para lograr un uso óptimo del espacio, éste se debe analizar antes mediante la cuantificación de los parámetros que lo definen:
-Espacio bruto: expresado en metros cuadrado, se refiere a las dimensiones totales del lugar adentro de las paredes.
-Metros cúbicos brutos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y horizontal.
-Pérdida estructural: es el espacio que ocupan los postes, columnas, paredes intermedias, baños y cualquier otra estructura interna.
-Espacio de apoyo: oficinas, espacio para equipo en la bodega, áreas de operaciones tales como clasificación y empaque.
-Metros cuadrados netos: es el espacio real de almacenamiento.
-Metros cúbicos netos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y horizontal, menos las obstrucciones superiores como lámparas, vigas, tuberías y la pérdida estructural.
Además, debe implementarse Técnicas de Almacenamiento, cuyos objetivos siempre serán en beneficio de la administración de la bodega:
•Aprovechamiento adecuado del espacio físico.
•Mayor rapidez de operación
•Control más expedito y eficiente en el manejo de insumos, materiales y productos almacenados
4. RECEPCIÓN Y DESPACHO
Los procesos de recepción y despacho de insumos, materiales y productos a las instalaciones de la bodega constituyen los pasos centrales de la gestión de bodegas, porque la existencia de inventarios determina la implementación de normas y procedimientos que se aplican sobre dichas existencias y además se deben establecer mecanismos y controles para el despacho de lo ingresado. Para decirlo de una forma más simple: no habría gestión de bodegas sin existencias ni tampoco controles acerca del despacho de las mismas.
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