FACTURA ELECTRÓNICA EN LÍNEA (FEL) DESDE EL PUNTO DE VISTA TECNOLÓGICO

La factura electrónica en línea “FEL” es una realidad y en el corto y mediano plazo las empresas guatemaltecas deberán cumplir con las disposiciones definidas por la SAT.

Si tiene dudas de que es FEL, como funciona y que contempla, puede revisar en el siguiente enlace https://portal.sat.gob.gt/portal/preguntas-frecuentes-fel/.

En esta ocasión queremos hacer énfasis en los aspectos más importantes a tomar en cuenta para que su organización pueda iniciar el proceso para poder emitir facturas bajo el régimen FEL y cómo esto puede afectar en tiempo, en lo económico y el esfuerzo que supone este cambio.

Siendo FEL un régimen para emitir facturas con funcionamiento 100% en Internet, es necesario que tomen las medidas necesarias para analizar el estatus de la empresa y se hace más importante en lo relacionado a tener procesos de facturación digitalizados, la innovación tecnológica ya no es opcional, se convierte en la base para aquellas empresas que quieran crecer y mantenerse en el ámbito comercial.

Tiempo

Para conocer en cuánto tiempo será de total obligatoriedad emitir documentos tributarios electrónicos en su caso, debe asesorarse con su contador y este a su vez realizar las consultas necesarias para no incurrir en atrasos y/o multas por incumplimiento.

Esfuerzo

El esfuerzo debe analizarse bajo 2 escenarios

1.  Su empresa no cuenta con un sistema de cómputo para emitir facturas

Aún existen organizaciones que operan sin utilizar sistemas de cómputo para su proceso de facturación, muchas usan una hoja de Excel con un formato predefinido. Con FEL se tiene alternativa de grabar en la agencia virtual de SAT las  facturas sin costo, sin embargo si su empresa emite varias facturas al día y realmente quiere dedicarse a las operaciones propias de su empresa, un sistema de cómputo será el camino a seguir.

2. Su empresa utiliza un sistema de cómputo para emitir sus facturas

En el mejor de los casos, su empresa ya utiliza un sistema de cómputo para emitir su  facturación, sin embargo la adaptación del mismo para el cumplimiento del régimen FEL, puede constituirse en una tarea titánica y hasta imposible (por ejemplo si el proveedor o programador ya no le da soporte a su sistema). Es por eso que la evaluación más importante es determinar si su sistema de cómputo o su proveedor de servicios tecnológicos, está en la capacidad de realizar los cambios necesarios para generar facturas electrónicas FEL.

En ambos casos, ya sea que no posea un sistema de cómputo o que si lo posea, debe evaluar el volumen (cantidad) de facturas que emite sin importar si es micro, pequeña o mediana empresa.

Actores en el proceso FEL

1. Los emisores FEL, que en el presente artículo lo enfocamos en su empresa. Sus empresas deben reportar sus operaciones comerciales y cumplir con el régimen de tributación definido.

2. Los certificadores, que son organizaciones que prestan el servicio de generación de facturas FEL, que realiza la validación de las facturas emitidas para que cumplan con los criterios y disposiciones definidos por SAT. Cada documento es firmado por un certificado de firma electrónica que el emisor (su empresa)  descarga de la agencia Virtual de la SAT, en el momento que se inscribe como emisor FEL.

Este proceso de validación y emisión de facturas electrónicas tiene un costo por documento.   

Recomendaciones

  • Consultar con su contador que tiene que hacer para convertirse en emisor FEL.
  • Poseer una conexión de Internet estable y con capacidad de transmisión de datos suficiente para el volumen de su facturación.
  • Consultar con su proveedor de sistemas (si lo tiene) si su sistema ya está listo para emitir facturas FEL.
  • Cotizar con los certificadores para establecer el costo para su empresa.

Consideramos oportuno mencionar que aunque su empresa aún no esté obligada, es importante también hablar los beneficios de emitir facturas electrónicas:

  • Se elimina el problema de tener facturas en papel, que pueden perderse o dañarse, con las implicaciones que eso puede tener en temas de cumplimiento fiscal. Las facturas se pueden enviar por correo electrónico y evitar la impresión en papel.
  • Se tiene un mayor orden en la administración de  las ventas de la empresa. Lo que permite tener reportes de ventas reales cada mes.
  • Reponer una factura para un cliente que la solicita se resuelve enviando de nuevo la factura por correo electrónico.

Cada vez más, se digitalizan los procesos empresariales y el poseer un aliado tecnológico que le provea un servicio tipo ERP (sistema de cómputo integrado) es clave.