El desempeño de los trabajadores es un aspecto que las empresas con un programa de mejoramiento continuo monitorean con atención. Cuando este no es según lo esperado, lo mejor es realizar una detección de necesidades de capacitación (DNC) que permita identificar los aspectos clave y las competencias necesarias que el personal debe desarrollar para el puesto.
Los factores que influyen en el desempeño de los trabajadores pueden estar relacionados con el ambiente físico, técnico, organizacional o las condiciones personales. En ocasiones, hay cambios que se generan en estos entornos y el personal debe adaptar y reajustar la forma de trabajo, y por ende el desempeño.
Con frecuencia, las carencias o fallas encontradas al realizar una DNC pueden ser corregidas mediante un proceso de formación. Sin embargo, para los intereses funcionales de una empresa no todas las necesidades de capacitación suelen ser igualmente importantes, por lo que es conveniente evaluar de manera objetiva cuáles servirán para mejorar la productividad. Dependiendo de cada caso, se encontrarán inconsistencias entre lo que los colaboradores pueden realizar y lo que deberían hacer en su puesto de trabajo. Por otro lado, en algunas posiciones, las necesidades serán de conocimiento; en otras, de tipo psicomotriz, de habilidades interpersonales o de disposición anímica. Estas brechas pueden tener una mejoría a través de la capacitación.
Existen varias herramientas para llevar a cabo una DNC. Entre ellas, la evaluación de competencias o conocimientos, en la que se compara lo real contra lo esperado. Otra manera es a través de observaciones, en las que se verifica que el personal siga los pasos adecuados en la realización de un trabajo. Adicionalmente, se puede realizar por medio de encuestas y formatos que los colaboradores responden, así como cuestionarios y autoevaluaciones. Otras metodologías se efectúan a través evidencias, como los informes de control de calidad, pruebas especiales o revisión de certificados, en los que se verifica si el trabajador posee las habilidades y conocimientos. Cabe mencionar que, para aplicar cualquiera de estas u otras prácticas, es sumamente importante contar con especificaciones claras de los estándares de desempeño, tanto en los manuales como en los descriptores de puestos. Cuando una empresa no cuenta con ellos, las conductas clave se pueden determinar de forma menos formal. Por ejemplo, a través de entrevistas con los supervisores o jefes que indican cuáles son las competencias necesarias para realizar el trabajo.
Otro de los procedimientos para llevar a cabo una detección de necesidades de capacitación es la evaluación del desempeño, ya que se orienta a calificar el comportamiento individual, según el aporte brindado en el puesto de trabajo. También se puede realizar un análisis de los problemas que se están presentando, o una proyección de cambios tecnológicos y organizacionales. El primero es para solucionar las situaciones que se presentan en un momento determinado, y la segunda es vista hacia el futuro; cuando una empresa está en constante cambio e innovación.
El propósito de una DNC es hacer que una empresa sea más productiva al encontrar y localizar las necesidades específicas de formación que necesita el talento humano para estructurar los programas o planes que puedan llevar al colaborador reducir las brechas de manera precisa, y logre los objetivos organizacionales que le corresponden desde su puesto de trabajo. Detectar los requerimientos de capacitación evita a la compañía gastos innecesarios, y pérdidas de tiempo en los planes de desarrollo de los trabajadores, pues se obtiene el dato exacto que permitirá una correcta alineación de la capacitación con la productividad.
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