Para comprender la importancia que tiene la administración de una bodega, es necesario resaltar que allí se guardan recursos valiosos de la empresa, como: productos, insumos, materia prima, entre otros, y que en ese lugar se lleva a cabo una compleja gestión de los productos que contiene, lo que permite que una buena operación de bodega haga la diferencia entre el éxito y el fracaso de una entidad.
En la antigüedad el hombre tuvo la necesidad de acumular alimentos para conservarlos por un tiempo y después utilizarlos. Almacenar se convirtió en algo vital. Alimentos, herramientas, pieles y otros utensilios eran almacenados bajo estricto control y organización, incluso ya se manejaban métodos de gestión de existencias.
El mayor desarrollo en la construcción de edificios para almacenes se debió a la revolución industrial, donde se hizo necesario guardar grandes cantidades de material. Poco a poco se fueron perfeccionando las construcciones para el mejor resguardo de los productos.
En el siglo XX, los principales adelantos se produjeron en el campo de la manutención mecánica y en el transporte. Las mercancías que se almacenaban en sacos y cajas depositadas en el suelo de almacenes de varias plantas, necesitaban operaciones de manejo manual y era difícil conseguir la circulación de mercancías que pedía el comercio al por menor. La demanda de los consumidores fluctuaba y la cantidad de referencias iba en aumento. Era evidente la necesidad de manipular las mercancías como cargas unitarias.
En la actualidad, la paletización y la colocación de estanterías, han eliminado los almacenes de varias plantas. Para transportar cargas unitarias a largas distancias, el contenedor reduce los costos de distribución y da flexibilidad al manejo.
Nuevos avances impulsados por la creciente competencia, la necesidad de reducir mano de obra y costos de mantenimiento, han sido: el control de existencias por medio de programas, las instalaciones de recorrido fijo y las bodegas de gran altura, que permiten una concentración de mercancías en espacios mínimos.
La tecnología de punta aplicada al manejo de existencias en las instalaciones de almacenamiento considera la robotización, equipos controlados por software que facilita el movimiento, a través de instalaciones automatizadas.
En el siglo XXI, el almacenamiento tiene especial importancia debido a que los negocios locales y los negocios internacionales requieren de procesos eficientes y bodegas suficientes para guardar valores, mercaderías, alimentos y todo tipo de bienes que deben llegar al consumidor en óptimas condiciones para ser aprovechados o usados.
La mercadería tiene que estar protegida en un sitio que reúna las condiciones necesarias para su conservación hasta que pueda ser distribuida o utilizada, pero no se trata sólo del local, sino de utilizar un sistema de organización que facilite la identificación, la ubicación, la cantidad y el precio de las existencias. Todo sistema o programa de administración de bodegas, debe tomar en cuenta la protección y la seguridad de todo tipo y estar basado en normas para lograr los estándares de calidad.
Proceso administrativo aplicado a la bodega
El encargado de bodega realiza funciones de un administrador, por lo tanto, debe conocer y aplicar técnicas de administración en su entorno, puesto que es imprescindible la planificación del trabajo que se va a realizar, organizar los recursos con que cuente e integrarlos para alcanzar los objetivos del área; de esta forma podrá dirigir a sus colaboradores con motivación e incentivos según sea el caso y controlar lo necesario para alcanzar lo planificado.
La importancia de la administración en la bodega radica en que allí se debe mantener un constante monitoreo de los materiales y recursos humanos para aplicar los sistemas que más se adecuen a las necesidades de producción y almacenamiento.
La administración de la bodega presenta dos etapas:
-Mecánica administrativa: comprende la estructuración de una organización.
• Planificación
• Organización
• Integración
-Dinámica administrativa: comprende la operatividad de una organización
• Dirección
• Control
Diferencias entre bodega y almacén
Cuando se menciona el término bodega, se asocia con una estructura fija, de dimensiones considerables y que en su interior se almacenan grandes cantidades de mercadería. Sin embargo, también existe un lugar identificado como almacén, dicho término provienen del vocablo árabe almagacen que significa “tesoro”; por tal significación se identifica el almacén y su mercadería como un tesoro valioso que se debe guardar, custodiar y cuidar para el futuro.
Bodega: Este término se aplica al lugar donde se almacenan bienes consistentes en insumos, materiales y productos por un período estipulado. Este varía en función del tipo de bien, dependiendo de cuándo se va a utilizar en la producción, o si es para disponer de inmediato, como en el caso de bodegas de tiendas o almacenes.
Almacén: Lugar donde se combina un espacio para bodega y producto a la venta. La bodega está dispuesta con acceso inmediato a las mercaderías que se utilizan en el proceso de venta. El ejemplo más conocido de esta combinación se observa en los supermercados o tiendas de conveniencia.
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