Hoy en día, la administración del tiempo es una competencia que aplica a todo tipo de profesionales sin importar las funciones de su puesto. Si el tiempo no es bien utilizado, se pierde un recurso que además de valioso, no se puede recuperar. Pero, ¿cómo evaluar el uso de este recurso en relación a la productividad de un colaborador o del equipo de trabajo a cargo? Atender a esta interrogante es un tanto complejo, ya que en ocasiones es difícil de medir o cuando se hace esta actividad, se mide de una forma inadecuada.
En relación a una buena administración del tiempo, ¿qué herramientas son esenciales para una administración efectiva y así lograr un buen desempeño en las tareas que día a día se realizan?; tal interrogante tiene una orientación directa a ser más productivos en las funciones a cargo y tener un óptimo nivel de desempeño.
Un factor clave de los procesos productivos es establecer la ruta óptima que se relaciona con esa administración efectiva del tiempo. Dicha ruta se simplifica en las siguientes fórmulas:
- A. Mismo producto, menos pasos, menos recursos = Eficiente
- B. Mayor producto, mismos pasos. mismos recursos = Productivo
- C. Mayor producto, menos pasos, menos recursos = Productivo + Eficiente
Entonces, para la administración del tiempo es necesario establecer prioridades, tareas y eventos orientados a ser productivos y eficientes. Una matriz simple que puede resultar útil para administrar esas prioridades, es la propuesta por Eisenhower:
Una vez teniendo definida la lista de tareas del día/semana/mes, es necesario integrar los elementos de la tabla de la siguiente manera:
- En lo importante y urgente, hay que actuar
- En lo importante pero no urgente, hay que tomar decisiones
- En lo no importante y urgente, hay que delegar
- En lo no importante y lo no urgente, hay que posponer o eliminar
Aunque casi siempre hay factores externos de los cuales no se tiene el control absoluto, respecto a lo importante en nuestras actividades, lo ideal es mantener una buena relación entre la combinación de “lo importante y no urgente”; de esa manera disponer de un tiempo suficiente para la buena planificación en la toma decisiones antes que sea “importante y urgente” y caer en una rutina de “apagafuegos”.
Una herramienta tecnológica que aporta a la organización y administración de tareas es la aplicación de Tareas de google, la cual se descarga sin costo, en cualquier dispositivo móvil con sistema Android o computadora y se sincroniza automáticamente con el calendario de la cuenta de correo de Gmail, de tal manera que; no solo se enlistan las tareas diarias, sino se lleva un control directo de ellas.
Por otro lado, se debe estar en estado de alerta de los ladrones del tiempo más relevantes que afectan la productividad, siendo algunos de ellos:
- Tratar de controlar todo
- No establecer prioridades
- Seleccionar demasiadas tareas
- Reuniones sin planificar
- No saber decir “no”
- Ser muy perfeccionista
- Desconcentrarse con facilidad
- No hacer horarios realistas
- Ser impuntual
- Atender visitas no concertadas
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