Estamos viviendo en la era de la información, donde las comunicaciones han roto la barrera del tiempo y del espacio. Las computadoras forman parte de nuestro quehacer diario y los dispositivos móviles permiten una interacción instantánea con personas y empresas.
Cualquiera que sea el giro de negocio o el tamaño de una empresa, un sistema puede mejorar sus procesos de análisis o predicción de comportamientos del mercado. Al igual que se puede lograr un mayor grado de profesionalización y tecnificación.
Para saber si tu empresa debe invertir en un sistema de cómputo, plantéate las siguientes preguntas y, si las respuestas resultan negativas, llegó el momento de destinar parte de tu presupuesto para adquirir uno:
1. ¿Puede tu empresa responder de forma rápida y efectiva a los cambios en el sector y de cara a la competencia?
2. ¿Estás llevando tu empresa hacia el crecimiento?
3. ¿Conoces a tus clientes y haces que continúen prefiriéndote?
4. ¿Sabes qué pasará en cinco años si sigues llevando tu empresa por el mismo camino?
5. ¿Estás a la vanguardia de las últimas tecnologías como la nube, las redes sociales y los dispositivos móviles?
“Al que no cambia con el cambio, el cambio lo cambia.”
Desconocido
La transformación en las empresas no es opcional: el cambio llega sin avisar. Cada día los clientes tienen más opciones y mayor poder de decisión, por ejemplo: en el pasado tenían que utilizar los servicios o productos que una única empresa les ofrecía y aunque quedaran medianamente satisfechos u obtuvieran el producto más o menos deseado, esto era suficiente para que siguieran consumiendo.
En la actualidad, solo el producto o servicio no lo es todo, existen muchos factores que intervienen y los complementan (precio, garantía, asesoría, velocidad de atención, existencia, por mencionar algunos), y si una empresa no cumple con alguno de estos factores, pueden seguir buscando y encontrarlo en otras que si los ofrecen.
¿Pero como podemos cumplir con todos estos factores y muchos más, si cuando estoy en el diario vivir apenas si tengo tiempo para hacer mejoras?
Esto es lo que realmente se gana al utilizar la tecnología a nuestro favor: Tiempo.
Con un sistema de información, lo primero que se gana es un ordenamiento de los procesos, luego se empieza a controlarlos. Esto conlleva a realizar mejoras que al principio no sabíamos que podíamos hacer o que simplemente no se podían hacer.
Como todo proceso, necesitamos saber por dónde empezar, saber cómo lo haremos y el resultado final que obtendremos.
¿Por dónde empezar?
Aquí te planteamos una pequeña lista de los puntos más importantes con los que debe cumplir un sistema para hacer una buena elección:
Grado de sencillez y usabilidad
Eficacia: Podemos conseguir lo que estamos buscando al operar un sistema. Es decir, cuánto tarda un usuario en lograr una tarea dentro del sistema. Por ejemplo, ver los datos de un producto, llenar los datos solicitados en una pantalla, etc.
Rapidez: cuánto tiempo necesitamos para encontrar lo que estamos buscando.
Satisfacción: cómo de agradable es para el usuario la experiencia con la pantalla que le muestra el sistema al operarlo.
A lo interno de la empresa, siempre se presentan 2 actores cuando de operar un sistema se trata.
Los primeros son los usuarios finales, quienes son los que registran los movimientos de la empresa en el sistema.
Este registro deberá ser sencillo y fácil de usar. Esto no quiere decir que ya no tendrán que hacer nada, sino que el trabajo que realicen aun cuando sea bastante, fluirá de manera constante y sin mayor complicación.
Los segundos son los usuarios de la Alta Dirección, es decir los encargados de planear, controlar y dirigir una empresa. Su objetivo principal será ver los datos de forma rápida, sencilla y que les permita saber cómo está la empresa en un tablero donde se observen los datos unificados.
Accesibilidad y Costo
En el mercado existen muchas opciones para la adquisición de un sistema de cómputo, el costo es un factor muy importante a tomar en cuenta y este debe ser accesible. Como en todo proceso de negocio, se debe decidir si el beneficio obtenido justifica su costo. La nube es una excelente opción para la reducción de costos.
Ahora los negocios no tienen por qué adquirir el sistema instalado en sus equipos, sino recurrir a un proveedor que se lo proporcione a distancia y sin ningún tipo de soporte local. De esta manera se reducen los gastos tanto en inversión, como en mantenimiento, dado que de este proceso se ocupará el proveedor y no un técnico especializado que trabaje en su empresa.
Proceso de Implantación
Un sistema de cómputo debe ser fácil de implantar. Esto significa que no debemos tardar meses en todo el proceso de implantación, que va desde la configuración del sistema en los equipos, la capacitación de los usuarios y la operatoria diaria.
Soporte Técnico
En la operación de un sistema, en el día a día, necesitarás ayuda para realizar algunas tareas. Sobre todo al principio cuando se haya implantado, y en algunos casos también solicitará la asistencia del soporte técnico. Esto es absolutamente normal cuando empezamos a trabajar con un programa nuevo.
Lo ideal es que ese soporte técnico trabaje de forma profesional, tenga una respuesta rápida y te brinde toda la ayuda necesaria para poder manejar tu sistema.
Renta en Vez de Compra
Al pagar por un servicio, adquiere el beneficio de mejoras continuas y de contar con atención que le asegura que no lo dejarán en el olvido. La compra supone que recibe un producto y si quiere algo mejor, tendrá que comprar nuevamente.
El software como servicios (SAAS) es una modalidad que hace que usted siempre tenga el software actualizado.
Conclusiones
Un sistema de cómputo permite la unificación de la información de las áreas de una empresa y sus procesos. Además da la oportunidad de tener una radiografía de la situación actual de la empresa.
La opción de que nuestra información sea accesible desde cualquier punto, sin restricciones de horario y a bajo coste, la ofrece la nube.
Cualquier persona que se encuentre a la cabeza de una empresa gustaría de conocer reportes generales como el total de ventas, los costos, la deuda de los clientes, la deuda hacia los proveedores, fechas de pago próximas, existencias en almacén, etc.
Contar con un sistema en el cual puedas generar tus reportes al instante es una ventaja que no solo se verá reflejada en tu eficiencia y producción interna, sino colocará a la empresa en otro nivel en el mercado.
