En Guatemala se utilizan las palabras Sistema, Software, Aplicación o Programa para referirse a un Software que ejecuta alguna función específica en una computadora. Por ejemplo, Word o Excel son aplicaciones que nos ayudan mucho en nuestras empresas para crear cartas, memos, hojas de cálculo, etc.
Excel es una útil herramienta que nos permite crear hojas electrónicas para llevar el control de ventas, gastos, presupuestos, etc. Sin embargo, no puede catalogarse como un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP). Puesto que es una aplicación de uso general, la cual requiere de mucho conocimiento y esfuerzo para automatizar procesos.
Un Sistema Administrativo de negocios, está creado con la finalidad de automatizar los procesos que suceden dentro de una empresa. Por ejemplo:
SIN UN SISTEMA
Usted tiene que enviar una cotización de varios de sus productos a un cliente.
•Usted crea la cotización en Word o en Excel.
•La imprime a PDF y se la envía al cliente.
Si el cliente le pide más productos o le pide bajar precios, usted usa esa misma cotización, hace los cambios pertinentes y se la envía al cliente de nuevo. Este proceso puede repetirse, hasta que el cliente obtenga la cotización que necesita.
Luego el cliente acepta su cotización y usted ya tiene un pedido.
•Le indica al encargado que surta el pedido. Acá es posible que al ir a la bodega el encargado se encuentre con que no hay existencia suficiente de alguno de los productos.
•El cliente llega a recoger el pedido y se emite la factura (por lo general a mano) y se entrega el producto al cliente. Si no le surte el pedido completo, el cliente seguramente le preguntará el porqué no se lo indicó desde que le envió la cotización.
•La factura se ingresa a un archivo Excel de ventas del mes y se archiva con el resto de facturas del mes para entregárselas al contador.
Todo lo anterior se puede realizar sin tener un Sistema Administrativo, solamente utilizando herramientas como Word o Excel.
Qué problemas se pueden presentar?
1. A menos que usted sea muy ordenado, por lo general no tendrá las distintas versiones de cotizaciones enviadas al cliente, sólo tendrá la última enviada.
2. Como ya se mencionó, si no tiene existencias de algún producto, el cliente estará molesto por no informarle desde el principio.o informarle desde el principio.
3.Si el pedido se escribe a mano, se corre el riesgo de surtir un producto equivocado.
4. Si la factura se hace a mano, hay una mayor probabilidad de error cuando se trata de muchos productos, lo cual repercute en pérdida de tiempo de su personal, al tener que repetir las facturas.
5. Se pueden olvidar de ingresar alguna factura al archivo Excel de Ventas, y el dato de ventas del mes no sería el correcto.
6. Para realizar comparaciones de ventas es necesario tener acceso a todos los archivos Excel de las ventas por mes, y usted debe crear manualmente el archivo de comparación de datos.
CON UN SISTEMA
•Usted emite una cotización desde el sistema, indicando el cliente y los productos que necesita.
•Si el sistema lo permite, Usted puede llevar el control de las distintas versiones de cotización que envió al cliente.
•Desde que está creando la cotización, Usted puede confirmar en el sistema si hay o no existencias suficientes de los productos que el cliente necesita y se lo informa al cliente.
El cliente le confirma la cotización y en el sistema Usted convierte la cotización en Pedido para ya no tener que digitar toda la información de los productos.
•Desde el sistema se puede imprimir el pedido.
•Cuando el cliente llega a recoger el pedido, desde el sistema se puede emitir la factura con los datos del pedido, sin tener que volver a digitar los datos.
•La factura se imprime desde el sistema, lo que garantiza:
–Que el cliente podrá leer bien lo que se le facturó.
–Se evita pérdida de tiempo de su personal al tener que estar repitiendo facturas manualmente.
–No se corre el riesgo de que se olvide ingresar una factura al Archivo Excel de ventas.
•Cuando emite la factura, el sistema rebaja su inventario, lo que le permite tener sus existencias al día.
•En cualquier momento usted puede generar un comparativo de ventas, ya que toda la información está almacenada en el sistema.
Conclusiones
Un sistema administrativo le permite automatizar los procesos dentro de su empresa y obtener las siguientes ventajas:
1.Mayor productividad de su personal
2.Menor riesgo de cometer errores
3.Tener existencias actualizadas de todos sus productos
4.Generar reportes para la mejor toma de decisiones
Y lo más importante, un sistema le permite mejorar notablemente el servicio al cliente, lo que se traduce en clientes satisfechos que se conviertan en clientes fieles a su negocio.
