Existen sitios diseñados para servir a los propósitos del almacenamiento de productos, con las características y el espacio adecuado para facilitar las diferentes tareas que se desempeñan dentro de una bodega o almacén, tales como: recepción, colocación, carga, descarga, movilización y manipulación de la mercadería y área de almacenamiento.
Se debe prestar especial atención a la elección del lugar de almacenamiento y resguardo de los bienes, ya que está relacionada con las necesidades de la empresa, con la naturaleza de sus operaciones, con el mercado objetivo, con las características de los productos y en general, con la logística aplicada a su distribución y almacenamiento.
El tamaño del local, es otro aspecto importante, por ello se debe tomar en consideración la capacidad actual y las posibilidades de ampliación en el futuro, dependiendo de las necesidades de crecimiento y desarrollo. Su ubicación, para ello se considera el tipo y cantidad de materiales. La seguridad del entorno y ciertos aspectos externos también deben ser calculados.
El local debe organizarse a modo que un 70% sea de almacenaje y un 30% se utilice como espacio de trabajo, zonas de movimiento, de empaque, acceso, entre otros.
Los procedimientos de almacenamiento también son muy importantes, ya que le permitirán efectividad en sus actividades y un rendimiento óptimo de todos los factores. Debe haber una persona responsable de los bienes, todos los colaboradores deben estar capacitados para el resguardo de los mismos, no permitir el ingreso o egreso de productos sin registrarlo, todo material debe estar identificado, establecer un lugar para cada producto, realizar inventarios periódicamente, evite que personas ajenas a la empresa o no autorizadas ingresen al área de almacenaje, etcétera.
La seguridad externa e interna de la bodega o almacén es un factor determinante para optimizar los procesos logísticos de almacenamiento y preservación de la mercancía. Además, es fundamental para conservar la integridad física de los colaboradores. Se debe cuidar desde la construcción del local, manejo de sustancias tóxicas, robo o pérdida de materiales. Proteger al personal y bienes de factores externos como desastres naturales, contar con el equipo y capacitación en caso de un incendio, contar con un circuito cerrado de cámaras, control y alarma de acceso a las instalaciones, señalización, son algunas de las cosas que deben contemplarse.
Una metodología que puede aplicarse al resguardo de insumos, materiales y productos, y a toda la empresa, es el Programa de Mejoramiento Continuo de las 9Ss. Fue desarrollada por los japoneses como base para la calidad de sus productos, toma en cuenta a los miembros de la empresa y promueve la adquisición de buenos hábitos de trabajo. Incluso se puede aplicar a la vida personal.
El programa consta de nueve conceptos, los cuales se agrupan en tres grandes áreas, que contribuyen a un ambiente de trabajo limpio, ordenado, agradable y seguro.
El objetivo que se pretende con este esquema organizacional es lograr el bienestar personal manteniendo la higiene mental y física en cada empleado y las condiciones de trabajo sin contaminación.
Seiri – Clasificación. Implica una clasificación de los elementos existentes en la bodega, entre necesarios e innecesarios. Esto incluye, aquellos productos que se han ido quedando, deben venderse o darse de baja y desechar.
Seiton – Organización. Disponer de forma ordenada de los materiales que quedaron luego de practicado Seiri. Suministrar un lugar conveniente, seguro y ordenado a cada cosa.
Seiso – Limpieza. Limpiar el lugar de trabajo, incluidas máquinas y herramientas, pisos, paredes y otras áreas. Al limpiar se pude descubrir desperfectos y necesidades. Además, brinda un espacio agradable para trabajar.
Seiketsu – Bienestar personal. Permite mantener los logros alcanzados con las tres primeras acciones. Se debe mantener un entorno de trabajo saludable y limpio.
Shitsuke – Disciplina. Este es un hábito ganado con el tiempo. Permite el cumplimiento de los procedimientos, aprovechamiento del tiempo, incluso resguarda la integridad física.
Shikari – Constancia. Es la capacidad de las personas para mantenerse en una línea de acción. Permite el progreso individual y colectivo.
Shirsukoky – Compromiso. Es la obligación contraída, la cual puede ser legal o moral. Es fundamental para el resguardo de bienes.
Sheishoo – Coordinación. Es unificar esfuerzos individuales para lograr objetivos comunes. Estimula la sinergia y el trabajo en equipo.
Seido – Estandarización. Consiste en regular, normalizar o fijar especificaciones por medio de reglamentos, disposiciones o políticas empresariales.
Como se observa, hay muchos factores y aspectos que influyen en el almacenamiento de productos o materiales. Prestándole atención a cada uno de ellos y aplicando los procedimientos necesarios se puede manejar una bodega o almacén con éxito.
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