Sistema de Inventario

En la Revista El Ferretero de Febrero 2017 hablamos acerca de los sistemas de cómputo y las ventajas de contar con un sistema en su negocio. Hoy nos enfocaremos en el corazón de un negocio de Ferretería, que es el inventario de productos. Si usted no tiene un sistema de inventarios computarizado, seguramente ha sufrido alguno de los siguientes problemas:

Problema 1:

Si no se encuentra la persona que regularmente atiende su negocio, se puede volver muy complicado  el encontrar los productos que solicitan los clientes que le visitan. Se busca por todas partes y no aparece el producto por el cual está preguntando el cliente. Lo más probable es que se tenga que llamar por teléfono a la persona encargada para preguntarle dónde puede encontrar x o y producto.

Consecuencia:

En el mejor de los casos el cliente tiene que esperar hasta que el dependiente encuentre el producto. Pero, también puede ocurrir que no lo encuentre ni aún siguiendo las instrucciones de la persona encargada. En el primer caso, a pesar de que el cliente obtuvo el producto, existe un mal servicio al cliente y en el segundo caso, además del mal servicio, usted deja de vender, ya sea porque no hay existencia del producto que buscaba el cliente o peor aún, porque no encontraron el producto aunque sí había existencia.

Es muy probable que estas situaciones generan un boca a boca negativo para su negocio, ya que por lo general los clientes que reciben un mal servicio se lo comentan a varios de sus familiares y amigos cada vez que tienen oportunidad de hacerlo.

Con un sistema de Inventarios:

En un sistema de inventarios usted puede ingresar la localización física de los productos. Generalmente se registran las estanterías, niveles y cubículos en los cuales usted mantiene sus productos. Por ej. Estantería A, Nivel 3, cubículo C.

A cada producto se le ingresa su ubicación física, de este modo cuando llega un cliente a comprar, no importa si la persona que está atendiendo conoce donde están los productos. Lo único que tiene que hacer es ingresar la descripción del producto en el sistema y éste le indicará cual es la ubicación física donde se encuentra el producto.

Consecuencia:

El cliente obtiene un buen servicio, ya que no tiene que esperar demasiado para que encuentren el producto solicitado, lo cual genera una buena apreciación por parte del cliente y sus clientes serán quienes lo recomienden con otros.

Problema 2:

Un cliente llega a comprar y al ir a buscar a la bodega los productos, se dan cuenta de que alguno de ellos ya no tiene existencia. El encargado de la Ferretería, le reclama a todos el por qué nadie avisó que ya no había existencia del  producto. Pero para el personal es muy complicado darse cuenta de cada producto que ya se está terminando, y sobre todo por lo general se olvidan de avisar a la persona encargada de comprar más productos. También puede ser que el bodeguero sí avisó de la falta de productos, pero la persona encargada de comprar olvidó hacer el pedido.

Consecuencia:

El cliente no logra comprar todo lo que necesita y en consecuencia tendrá que ir a buscar a otra Ferretería (la competencia) el producto que no le surtieron. Esto por supuesto además de ser un mal servicio, provoca que su cliente se vaya a buscar a otro lugar los productos que requiere. Es como que usted mismo empuje a sus clientes a conocer a su competencia.

Con un sistema de Inventarios:

En un sistema de inventarios se registran diariamente las compras y las ventas de producto. Lo que permite tener un Kardex de cada uno de los productos y establecer qué productos están bajo el mínimo de compra. En el sistema de inventarios se puede generar un reporte de todos los productos que ya están bajo mínimo y que deben ser comprados de inmediato.

Si el sistema lo permite, se puede recibir todos los días por correo electrónico, un listado de todos los productos que están bajo mínimo de compra. Este correo llega de forma automática al encargado de compras, pero también al encargado de la Ferretería. De ésta manera todos los días se estará revisando las existencias sin necesidad de acordarse de entrar al sistema a generar el reporte.

Con un sistema es fácil detectar qué productos están bajo mínimo en días repetidos y de esa cuenta actuar rápidamente para realizar las nuevas compras de producto.

Consecuencia:

Podemos mantener existencia suficiente para que nuestro cliente encuentre siempre lo que necesita. Nuevamente seremos recomendados por un excelente servicio.

Problema 3:

Pérdida de mercadería, ya sea por deterioro, robo o extravío. Cuando no se tiene control de los productos, es más fácil que el negocio tenga faltantes por cualquier razón.

Consecuencia:

Esta vez no se ve afectado el cliente, sino el dueño del negocio. Cuando no se tiene certeza de la cantidad exacta de productos, nadie notará los faltantes.

Con un sistema de Inventarios:

Un sistema de inventarios hace más rastreable el producto, podemos saber los movimientos de entrada y salida que tuvo, la existencia actual y podemos determinar lo que sucedió de forma rápida. Esto no quiere decir que al tener un sistema de inventarios jamás tendremos un faltante, pero sí reduce en un alto porcentaje los casos que se pudieran dar.

Consecuencia:

La administración de una ferretería deja de ser complicada, y permite que podamos crecer de forma controlada y continua. Si nuestro sueño es tener una cadena de ferreterías, con un sistema de inventario computarizado, se puede lograr.

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