TECNOLOGÍA COLABORATIVA

Reducción de costos e incremento de la productividad. Esos son los principales objetivos de la Tecnología Colaborativa, veamos entonces en qué consiste y cómo hacer un buen uso de ella.

La Tecnología Colaborativa es un conjunto de soluciones principalmente ofrecidas por los servicios en la nube (Internet). Entre ellas tenemos: conferencias de voz y video en tiempo real, chats, intercambio de archivos, redes sociales y gestión de proyectos.

Como siempre, es necesario contar con equipos Smart, que van desde los teléfonos, tablets, computadoras portátiles, hasta equipos de uso especializado que se conocen como HandHeld. Todos ellos permiten que se maximicen los servicios ofrecidos en la nube.

Entre los beneficios que obtenemos al aprovechar la tecnología colaborativa tenemos:

• Incremento de la conectividad que permite una comunicación instantánea entre varias personas desde cualquier parte del mundo.
• Se moderniza y simplifica el intercambio de información.
• Optimización del tiempo y dinero que genera una respuesta inmediata ante cualquier oportunidad.
• Mejor vinculación entre los actores de cualquier sector e índole.  Desde el comercio empresarial, educativo, político, militar, artístico, deportivo, religioso y por último pero no menos importante: el sector de la salud.
• Mejora de servicio al cliente, que va desde el primer contacto, como la fluidez de la información y la obtención de resultados a través de las gestiones que se desarrollan en ambas vías (empresa cliente-cliente empresa).

¿Sabemos cómo usarla?

Para una mejor comprensión, comparemos una reunión de planificación de una actividad que requiere control y organización:

Sin Tecnología Colaborativa

1. 3 personas ubicadas en distintas partes del país, si tuvieran que reunirse invertirán tiempo y dinero para llegar a un lugar definido.
2. Aunque todos lleven su propia computadora, es necesario crear varios archivos que se envían por correo o bien los comparten por medio de una memoria USB. Este tipo de intercambio abre la posibilidad de pérdida de datos, confusión y desorganización al tener varias versiones. Realmente se necesita mucho orden y control pero no para la actividad como tal, sino para el manejo de los archivos.
3. Existe una dependencia de los equipos de computo usados, ya que en los mismos se encuentran los archivos. Si se almacenan en memorias USB, igualmente pueden olvidarse, perderse o bien que sean robadas.

Con Tecnología Colaborativa

Vale la pena aclarar que cada vez los costos tanto de equipos como de servicios, son más accesibles y enormemente menores comparados con los costos de transporte, tiempo y esfuerzo que se requieren para una reunión tradicional (sin tecnología colaborativa).

1. Con Internet como principal herramienta, se hace una videoconferencia en donde todos se escuchan y/o ven al mismo tiempo.
2. Uso de documentos compartidos, a través de Drive que es un servicio de GMail, pueden crear un documento en el que todos AL MISMO TIEMPO y de forma muy fácil van agregando, cambiando y visualizando los datos en un mismo archivo.
3. No es necesario copiar ni crear más archivos.
4. Como todo está almacenado en la nube, basta que se acceda desde un equipo para que puedan generar el resultado final.
5. No hay dependencia de equipos, ni tampoco riesgos propios de una manipulación externa.

Otros claros ejemplos de los usos de la tecnología colaborativa pueden ser:

1. Impartir clases, desde cualquier parte del mundo.
2. Seminarios en tiempo real y/o diferido (ya se realizó y fue grabada en un archivo de vídeo, para su posterior visualización).
3. Uso en tribunales de justicia, donde se proporciona mayor seguridad a testigos en juicios orales y ahorro de tiempo en traslado de los procesados.
4. El en el campo de la salud, se pueden realizar consultas, diagnósticos, capacitaciones e incluso asesorar cirugías en tiempo real a través de videoconferencias.

En el sector empresarial:

Los pagos por medio del teléfono, solicitudes de servicio que son realizadas todas por Internet con cargo directo a una tarjeta de crédito, sin que esto requiera mayor intervención de quien recibe el bien o servicio.

Pago de parqueos de vehículos (otro ejemplo), que anteriormente se tenía que hacer cola para obtener un ticket y que al salir requería la validación del tiempo de estadía del vehículo. Ahora con un simple escáner, este realiza el registro del vehículo con todos los datos necesarios para el cobro, la plumilla se levanta en la entrada y la salida y todo de la forma más natural.

La tecnología colaborativa también está incidiendo en el ámbito laboral, es decir una nueva tendencia llamada Teletrabajo y en su nivel más puro el Home Office. El teletrabajo es básicamente realizar actividades laborales en calidad de dependencia (trabajador de una empresa) con el uso de la tecnología desde la casa. El Home Office se asocia a aquellas personas que prestan sus servicios totalmente desde su casa y si necesitan movilizarse utilizan infraestructuras contenidas en la nube (equipos y servicios ofrecidos en Internet).

Estas modalidades, permiten a las personas reducir sus gastos y acceder a espacios adecuados para las reuniones con clientes y/o colaboradores.

Respondiendo a la pregunta: sabemos cómo usar la tecnología colaborativa?

Para aquellos que ya usamos de forma frecuente las redes sociales, y que por ejemplo: compartimos un evento y lo hacemos en línea y en vivo, en ese mismo instante ya estamos aprovechando la tecnología colaborativa.

En un contexto empresarial, esto puede ser el diferenciador ante nuestra competencia, y también podemos dar buenos ejemplos de ello, como el uso de un sistema de información cuyo servicio se ofrece a través de Internet, capacitaciones virtuales, soporte remoto.

La implementación de un canal de consultas por medio de software de mensajería instantánea, toma de pedidos en la ubicación de nuestro cliente, transmisión de datos asociados con la geolocalización, y un sinnúmero de posibilidades, hace que los avances tecnológicos  sean la base sobre la que se construye el presente y futuro de los negocios.

Como punto final, queremos enumerar puntos de referencia para aprovechar más de una de las posibilidades que nos ofrece esta tecnología, sin que esto signifique gastar una cantidad exagerada de dinero.

1. Software como servicio, en lugar de comprar software, rente software que le ayude a controlar su negocio. Pague una cantidad relativamente baja y obtenga grandes beneficios al controlar su negocio con un software administrativo en la nube.
2. Existen varias plataformas que permiten el uso compartido de documentos, así mismo vienen incorporadas con el correo electrónico, herramientas de ofimática en línea y otros servicios.
3. Servicio de mensajería instantánea para empresas. Esa misma que usa para comunicarse con sus amigos y familiares. Existen versiones de paga empresariales, el costo es muy bajo, comparado con los beneficios que puede obtener.

Los teléfonos inteligentes son las herramientas que promovieron el uso compartido de la información. La oficina virtual móvil tuvo sus inicios cuando se pudo configurar el correo electrónico desde el celular., luego vinieron distintas aplicaciones que incorporan otros servicios como banca en línea, pagos de tarjeta, impuestos y servicios de transporte y hasta servicios especializados con enfoque educativo o de la salud. Y poco a poco, se fue construyendo tecnología que nos permite obtener los beneficios de estar constantemente conectado.