Tecnología para la Micro, Pequeña y Mediana Empresa

Estamos viviendo una época de grandes cambios a nivel mundial. La tecnología está presente en todos los ámbitos de nuestra vida. Prácticamente se puede decir que no podemos vivir sin tecnología. La usamos para divertirnos, para aprender, para enseñar, para jugar, para comunicarnos a gran escala como nunca antes. La utilizamos para encontrar amigos y familiares perdidos en la distancia. En fin, la tecnología cada día está más arraigada en el día a día de todos nosotros.

El hacer negocios definitivamente ha cambiado y de forma muy drástica con la tecnología. Hoy se puede aseverar, sin exagerar, que los negocios se cierran en un Whatsapp y se oficializan con un correo electrónico. Prácticamente es todo lo que necesitamos para dar seguimiento a nuestras propuestas de negocios, otorgar descuentos a nuestros clientes, conseguir citas, enviar fotos de nuestros productos, videos promocionales y un largo etcétera.

Sin embargo, a pesar de lo acelerado de los negocios de hoy en día, sigue vigente la necesidad de poner orden a todo el caos que se maneja en las empresas. Es indispensable, usar también la tecnología para tener consistencia y seguimiento a todo lo que hacemos, lo que vendemos, lo que sucede a diario en nuestras empresas debe quedar registrado de una manera eficiente, de tal forma que cuando necesitemos consultar lo que pasó la primera semana de enero, o en el mes de octubre del año pasado, lo podamos hacer velozmente y sobre todo con exactitud. Obtener de forma rápida todos los detalles es de suma importancia.

En este mundo acelerado todos queremos que nos envíen las cotizaciones de inmediato. Que nos informen los detalles del producto que deseamos comprar, de forma rápida y concisa, se hace necesario almacenar la información de nuestros clientes, el catálogo de nuestros productos, los precios de lista de nuestros proveedores, los saldos que nos deben las empresas a las que vendemos al crédito, todo debe estar a la mano para poder actuar con celeridad y que nuestros clientes tengan la propuesta esperada antes que la competencia.

Una buena alternativa es usar una computadora para organizar nuestra información. Por ejemplo, podemos crear carpetas para tener mayor orden.

 

La manera más simple y directa

Carpeta Clientes

En esta carpeta se pueden crear subcarpetas con los nombres de cada uno de nuestros clientes e ir almacenando toda la información que intercambiamos con cada uno de ellos, Dentro de la subcarpeta de cada cliente, se pueden crear subcarpetas por tema, por ejemplo: Cotizaciones, Pedidos, Facturas, Reclamos, etc.

Carpeta Productos

En esta carpeta se puede almacenar todo el catálogo de productos que vendemos. Podemos crear subcarpetas por mes y año, de tal forma que cuando necesitemos información a una fecha específica, así cuando abramos la carpeta que corresponda a la fecha obtengamos todo lo que buscamos.

 Carpeta Proveedores

Al igual que con los clientes, podemos crear subcarpetas para cada uno de nuestros proveedores. En donde se almacenen todos los archivos que intercambiamos con cada uno de ellos.

Carpeta Contabilidad

Esta carpeta es muy importante, puesto que tarde o temprano necesitaremos información acerca de toda la actividad comercial de nuestro negocio. Aca podemos crear subcarpetas para cada mes y año, en donde almacenemos las copias de los formularios de impuestos pagados, libros de ventas y compras que nos envía el contador. Y por supuesto, almacenar los reportes financieros que mes a mes nos debiera estar enviando nuestro asesor contable.

Carpeta Administración

En esta carpeta podemos crear subcarpetas para Publicidad, Recursos Humanos, Proyectos, etc.

 

Podemos crear estas carpetas en la Nube

Si somos de las personas que andamos en reuniones, viajes de negocios y visitando clientes, una buena alternativa hoy día es utilizar algún software de ofimática en la nube que nos permita crear las carpetas en Internet. De tal manera que cuando consultemos la información, lo podamos hacer desde la computadora, la tablet o incluso nuestro celular.

Una manera gratuita de obtener esto es teniendo un correo electrónico de Gmail, dentro del cual se cuenta con un servicio llamado DRIVE, que es como un “disco duro en la nube”. En este disco duro virtual podemos crear la estructura mencionada anteriormente y subir todos los archivos en su carpeta correspondiente. La capacidad de Drive de Gmail es de 15 Gigas, con lo cual tenemos suficiente espacio para almacenar nuestra información de forma eficiente y la podemos consultar en cualquier dispositivo conectado a Internet, en el lugar que nos encontremos.

Otra gran ventaja de utilizar Drive de Gmail, es que tenemos a disposición el software necesario para crear documentos de texto (como en Microsoft Word) tales como cartas, cotizaciones, solicitudes, etc. También se pueden crear hojas de cálculo (como en Microsoft Excel) directamente en la nube, por lo que podemos trabajar desde cualquier lugar y tener el detalle de las ventas, compras, existencias. Otra funcionalidad muy útil es la de crear Presentaciones (como en Microsoft Powerpoint), las cuales podemos utilizar para realizar presentaciones a nuestros clientes y presentar proyectos a nuestro equipo de trabajo.

Y por si lo anterior fuera poco, todos esos documentos los podemos compartir con nuestro equipo de trabajo, para que en conjunto se realicen las actualizaciones en tiempo real. En otras palabras, ya no es necesario enviar los archivos Excel en los correos, con el problema que esto conlleva al no tener claro cuál fue el último archivo modificado. Con la colaboración en línea de Google Drive, el equipo de trabajo puede realizar los cambios en tiempo real y se almacenan de forma automática.

En resumen, vivimos una época que promueve la productividad y la eficiencia. Si aprovechamos las herramientas a nuestro alcance, seguramente lograremos los resultados que nos hemos propuesto. Y como consecuencia natural, alcanzaremos nuestras metas más anheladas.

 

 

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