Se define el teletrabajo como la realización de tareas para una empresa, sin necesidad de estar presente en sus oficinas o sede, normalmente es ejecutado en la casa y se apoya en las tecnologías de información y de comunicaciones conocidas como TIC’s.
Un punto importante a tomar en cuenta con el teletrabajo, es que libera a la persona que lo realiza, del traslado físico hacia las instalaciones de la empresa, y que redunda directamente en ahorro de tiempo, esfuerzo y el costo monetario que implica dicho traslado.
En los últimos meses, esta metodología ha tomado un auge nunca antes visto, debido a la necesidad que se presenta en las organizaciones de mantener sus operaciones, creemos conveniente para nuestros lectores plantear como el teletrabajo vino de lo impensable a ser una estrategia de emergencia para la subsistencia de cualquier empresa.
A continuación enunciamos algunas consideraciones que pueden serle de mucha utilidad, al momento de implementar el teletrabajo como una alternativa en su organización:
- Determinar los procesos de negocio que pueden realizarse por medio del teletrabajo.
Para este punto, es necesario comprender que no todas las tareas pueden realizarse a distancia, habrá procesos propios de la empresa que indudablemente dependen de los equipos, materiales o máquinas especializadas, también la locación propia, como las labores de manufactura y/o ensamblaje.
Un buen ejemplo son las tareas administrativas que se apoyan en medios de almacenamiento informático, ya sea utilizando un sistema de cómputo o simplemente por medio archivos electrónicos. Es así como un departamento de Crédito y Cobros, Facturación de Servicios, Análisis de Datos, Registros Contables, son algunas de las áreas que sin duda se verán beneficiadas por el teletrabajo.
- Internet
Una de las columnas en las que se basa el teletrabajo es la tecnología, y se deben tomar en cuenta la forma de conexión y/o comunicación para el almacenamiento de la información.
La disponibilidad de los datos en tiempo real es sumamente importante. No solo bastará con tener una conexión a Internet, sino que deberá cumplir con una velocidad que garantice que los datos son registrados de forma completa o que no presente tantas interrupciones que haga ineficiente el proceso de trabajo a distancia.
- Software de Acceso Remoto
Para aquellas empresas en las que opten por la estrategia de centralizar la información en un repositorio o sistema de cómputo, podrán beneficiarse de los software de acceso remoto, en cuyo caso el teletrabajador únicamente deberá disponer de una conexión a internet y de las credenciales de acceso que le permitan conectarse a los equipos de cómputo locales que la empresa defina. Esta alternativa aunque es bastante útil y viable, no tiene comparación con el uso de un software que funcione 100% en internet.
Una analogía del uso de Software de Acceso Remoto versus un Software Administrativo 100% en Internet, es el usar una bicicleta en una carretera para viajar 20 Km., si bien es cierto que logrará llegar a su destino, debe considerar que usar un carro es realmente efectivo, llegará, seguro, rápido y podrá realizar su viaje las veces que quiera, y este carro claramente representa al Software Administrativo 100% en Internet.
El tema de Factura Electrónica en Línea hace cada vez más urgente el que las empresas cuenten con un software en línea, pero este tema ya lo hemos tratado en artículos anteriores, lo mencionamos porque es parte importante para enfatizar que el teletrabajo puede apoyarse en tecnologías que verdaderamente están basadas en internet.
- Software Colaborativo
El software colaborativo, son aquellos programas de ofimática (procesador de palabras como Word y/o documento de Google, Hojas Electrónicas como Excel y/o hoja de cálculo en Google, Presentaciones, correo electrónico, videoconferencias, videos entre otros) que permiten llevar ciertos controles y registros de las actividades la empresa, y que se puede compartir entre un equipo de trabajo previamente definido y en tiempo real. Nuevamente recalcamos que una conexión a Internet es la base para la comunicación y registro de información en tiempo real.
- Tareas Orientadas a Resultados
El teletrabajo presenta características distintas al trabajo realizado en una ubicación fija, y que en muchas ocasiones dificulta una supervisión como la que a veces estamos acostumbrados a realizar. Es por ello que las tareas deben estar orientadas a resultados, en cuyo caso lo mejor es definir claramente qué es lo que se espera a una fecha determinada o en un período de tiempo definido.
- Herramientas de Trabajo para el Teletrabajador
A menos que el teletrabajador sea una persona que se dedica de manera permanente a esta forma de trabajo, la empresa debe procurar las herramientas mínimas para que realice sus labores. Es decir el equipo de cómputo, la conexión a Internet y una línea de teléfono son las herramientas mínimas que deberán proporcionarse a las personas designadas para el teletrabajo. A menos que de común acuerdo, empresa y teletrabajador pueden definir si este último tiene los medios propios para realizarlo y que posteriormente el costo sea absorbido por la empresa.
- Personal
El personal que se determine para realizar teletrabajo, deberá cumplir como mínimo con lo siguiente:
- Responsabilidad
- Honestidad
- Ética de trabajo
- Conocimiento de los procesos de negocio
Este tipo de colaboradores, se les puede definir como personal clave o de confianza, es decir cuyas funciones dentro de la organización y cuya trayectoria hacen que sean tomadas en cuentas para realizar tareas a distancia y que sus resultados serán los esperados.
Usar personal de reciente ingreso, puede significar mayores problemas ocasionados por la misma inexperiencia. A menos que sus procesos de negocio estén debidamente documentados y que posea puntos de control para eliminar el riesgo de errores, es preferible no hacer nada.
Los anteriores planteamientos, se basan en un contexto en el que el teletrabajo se considera como una alternativa de emergencia, que la organización decide aplicar para enfrentar una situación en donde la operación se ve interrumpida por razones extremas.
Hay muchos otros aspectos que deben tomarse en cuenta, sin embargo los anteriormente planteados, presentan los requisitos mínimos a tomar en cuentas para implementar una estrategia de teletrabajo.
La actual situación viene a ponernos en perspectiva todo lo relacionado a la nueva era de los negocios, deben tomarse en consideración elementos que posiblemente se han pospuesto durante mucho tiempo, tales como la tecnología, los sistemas de cómputo y la facturación electrónica en línea.
Las empresas que decidieron migrar de un entorno tecnológico antiguo a uno totalmente en la nube, están respondiendo de mejor forma ante esta emergencia y su su mayor recompensa a estos esfuerzos, es que solo les ha significado cambiarse de conectarse desde su oficina a conectarse desde su casa.
