Las notas de crédito y de débito son documentos autorizados por la Administración Tributaria a solicitud del contribuyente, documentos que se utilizan para modificar o cancelar operaciones ya facturadas. Las notas de crédito pueden utilizarse para aplicar un descuento por pronto pago, para documentar las devoluciones de mercadería o para anular una operación previamente facturada, en tanto que las notas de débito se utilizan para incrementar el valor de la factura por aumento del precio o recargos por deuda del cliente, como por ejemplo, aplicar un cargo por mora en una factura emitida en caso el cliente se atrasará en su pago. En ese orden de ideas, para una entidad, las notas de crédito representan una disminución de las ventas o servicios facturados y las notas de débito representan un ingreso.
Basado en la legislación fiscal vigente, las condiciones que deben cumplir estos documentos se detallan a continuación:
- Cuando se emita una nota de crédito o de débito, según corresponda, el documento original emitido se entregará al cliente como adquiriente del bien o servicio y la copia que quedará en los archivos de contabilidad deberá estar firmada y sellada de haber sido recibida por parte del cliente.
- La nota de crédito se deberá registrar en la contabilidad del ente emisor dentro de un plazo máximo de dos meses, contados a partir de la fecha en que fue emitida la factura que será modificada o cancelada por este documento, para corregir el débito fiscal de Impuesto al Valor Agregado, declarado mensualmente.
- En las notas de crédito y de débito se debe consignar el nombre completo del cliente, el Número de Identificación Tributaria (NIT), la dirección, una descripción detallada de la operación y el valor monetario de esta.
- En las notas de crédito en particular, se deberá consignar el número y fecha de la factura por la cual se emite.
- Es preciso considerar que la Ley del Impuesto al Valor Agregado, establece que no pueden emitirse notas de crédito después de dos meses, contados a partir de la fecha en que fue emitida la factura que será modificada o cancelada, por lo tanto, en vez de estos documentos, los contribuyentes podrán emitir notas de abono, previa autorización de la Administración Tributaria, para documentar las modificaciones o cancelaciones de operaciones facturadas, cuando las facturas que les dio origen excedan a los dos meses de emitidas. En las notas de abono deberá consignarse el número y la fecha de la factura por la cual se emite y deben contener, como mínimo, los requisitos siguientes: a) Identificación del documento: nota de abono; b) Los requisitos indicados en el artículo 31 del Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (Acuerdo Gubernativo número 5-2013), entre los cuales se pueden mencionar: serie y numero correlativo del documento, nombre y apellido completo o razón social y nombre comercial del contribuyente emisor, según corresponda, Número de Identificación Tributaria y domicilio fiscal del emisor, fecha de emisión del documento, nombre completo o razón social del cliente, Número de Identificación Tributaria del cliente; c) Motivo de la emisión; d) Valor del abono sin incluir el IVA; e) La leyenda impresa: No incluye Impuesto al Valor Agregado, por exceder de dos meses de la factura que le dio origen.
Derivado de lo anterior, la administración de cada entidad debe cuidar cada detalle que requieren las notas de crédito y de débito para que tengan plena validez fiscal y contable para soportar los registros que se han efectuado en cada ejercicio fiscal.
Un ejemplo del uso de las notas de crédito es para el caso en que un cliente devuelve mercadería, en tal sentido, se emite la nota de crédito para corregir la factura emitida con el valor de la mercadería que se recibe, con lo cual se disminuye la deuda del cliente y se disminuye el ingreso registrado previamente.
Un ejemplo del uso de las notas de débito es que se pueden utilizar para realizar recargos a un cliente por incurrir en mora en los pagos de una venta o servicio prestado previamente, la administración de la entidad emitirá una nota de débito por el valor de los recargos más el IVA, en este caso, para el emisor de la nota de débito el valor cobrado se convierte en un ingreso por ser un cobro adicional.
Es importante tener un buen manejo y control en la emisión de las notas de crédito y de débito, como documentos fiscales, tal y como sucede con las facturas, deben estar adecuadamente archivadas, tener un orden correlativo de emisión entre otras consideraciones para no incurrir en inconsistencia u omisiones en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales ante la Superintendencia de Administración Tributaria.
