Según la definición que brinda la Real Academia Española de la Lengua, “la auditoría es una revisión sistémica de una actividad o situación para evaluar el cumplimiento de las reglas o criterios objetivos a que aquellas deben someterse”
Con el aumento en el último lustro, en el número de certificaciones internacionales de todo tipo (calidad, medio ambiente, inocuidad de los alimentos, salud y seguridad laboral, gestión logística, gestión antisoborno, continuidad del negocio, por solo mencionar algunas de las comunes), el concepto de auditoría se ha masificado y cada vez son más las organizaciones que la requieren, tanto para su control interno, como para el de sus socios estratégicos.
De acuerdo con la Norma ISO 19011:2018, que es la norma específica para realizar auditorías a sistemas de gestión organizacional. “la auditoría es un proceso sistémico, independiente y documentado mediante el cual es factible obtener evidencia (registros, declaración de hechos, información verificable), que permite determinar el grado de cumplimiento de requisitos establecidos previamente.
Por definición, la auditoría es un proceso de control para garantizar que los procesos, productos y/o servicios cumplen con los requisitos previamente establecidos.
De manera general, las auditorías a sistemas de gestión se clasifican en tres grandes rubros, de acuerdo a su naturaleza y finalidad.
- Auditorías de primera parte, también llamadas auditorías internas, cuyo resultado le interesa a la propia organización.
- Auditorías de segunda parte, en las cuales el principal involucrado es el cliente, que necesita determinar el grado de cumplimiento que sus proveedores poseen con respecto a un estándar específico.
- Auditorías de tercera parte, son aquellas que en las cuales se encuentra en juego una certificación o acreditación y que son realizadas por organismos con acreditaciones internacionales.
Sin importar el tipo de auditorías que se trate, un fenómeno que se había visto venir desde hace algún tiempo, sobre todo por los costos asociados y los tiempos invertidos en el proceso de auditoría, pero que a partir del año 2020, con la llegada de la pandemia derivada del COVID 19; en prácticamente todos los países del mundo y el posterior confinamiento de las personas, obligó a las empresas a volcarse al teletrabajo, por consiguiente, las auditorías migraron de ser casi en su totalidad presenciales como lo eran antes del año 2018, a ser virtuales, como lo vivimos en el año 2021.
Los medios remotos se convirtieron en la herramienta por excelencia de las auditorías, lo que obligó a establecer reglas que parametrizarán de forma objetiva el quehacer de los auditores, lo que derivó en un compendio de buenas prácticas de auditoría a sistemas de gestión, lo que en un futuro cercano generará una nueva versión de la ya nombrada Norma ISO 9011:2018, para oficializar estos protocolos.
DESAFÍOS DE LAS AUDITORÍAS VIRTUALES
Las auditorías por medios remotos, o auditorías virtuales, vinieron para quedarse. En la actualidad, más del 85% de las auditorías tanto de primera, como de segunda y tercera se llevan a cabo de esta forma y ha hecho necesario que los auditores ya formados, necesiten actualización de sus competencias, para incorporar el uso de herramientas digitales, de nuevas aplicaciones informáticas y de estrategias que garanticen la objetividad, imparcialidad y ecuanimidad, que son los pilares de toda auditoría.
Establecer estrategias que permitan que el auditor obtenga toda la información necesaria para poder emitir un juicio razonado sobre un sistema de gestión, un proceso o un producto, es el desafío más grande, ya que el hecho de que no puede palpar lo auditado, es una barrera que debe ser superada por medios remotos, tales como cámaras web, pantallas, drones, computadoras, software, etc.
Obtener una imagen real del entorno de la auditoría y de las actividades del auditado, es otro elemento que debe ser tomado en cuenta y analizado cuidadosamente cuando se planifica y se lleva a cabo una auditoría en línea.
BENEFICIOS DE LAS AUDITORÍAS VIRTUALES
Los resultados obtenidos en los últimos años, en los cuales las auditorías en línea se han masificado en el mundo, son varios, pero dentro de los más notables están:
- Reducción del tiempo de ejecución de la auditoría. No existen tiempos de desplazamiento de una sede física a otra.
- Aumento de la seguridad del equipo auditor y del auditado. Con el uso de herramientas digitales, es factible acceder a lugares que suponen riesgos para la salud del auditor, tales como atmósferas cargadas, campos electromagnéticos o ubicaciones con temperaturas extremas.
- Aumento en la confiabilidad en la revisión documental. Es factible que el equipo auditor tenga acceso a toda la información del auditado, de forma inmediata y segura, pudiendo revisar, de manera más clara y objetiva, la documentación previa a la realización de entrevistas.
El INTECAP como aliado estratégico en auditorías virtuales garantiza que la labor del auditor continúa siendo eficiente, aunque presencialmente no se encuentre en las instalaciones del auditado. Es el gran desafío en la era de la virtualidad que requiere actualización continua. En este punto es donde el INTECAP aporta asesorías a las empresas guatemaltecas. Desde el año pasado se han diseñado y puesto a disposición de las empresas, diplomados virtuales de formación de auditores, los cuales son 100% en línea, con actividades sincrónicas y asincrónicas que permiten a los participantes compatibilizar sus actividades laborales con su formación académica, en este caso al calificarse como auditor interno de sistemas de gestión con la modalidad virtual.
INTECAP también apoya a las empresas al brindarles asistencia técnica en la realización de auditorías virtuales, con la finalidad de asegurar que las mismas se llevan a cabo siguiendo los lineamientos internacionales aprobados para realizar auditorías en esta modalidad.
Mayor información: www.intecap.edu.gt/empresarial o llame al 1565.
