Una base de datos de clientes, son todos aquellos datos acerca de las personas que en la historia de un negocio, han realizado alguna compra o bien se acercaron para realizar una consulta y aunque no compraron, se logró obtener por lo menos el correo electrónico, el teléfono, la dirección y por supuesto el nombre. Si existe algún registro que permita contactar al cliente y mostrarle un producto o servicio, entonces la posibilidad de venta se incrementa, claro que a más datos, mejor se puede armar una campaña de mercadeo.
Entonces la importancia de una base de datos radica en que los datos que se posean, sean lo suficientemente aprovechables, ya que recabar datos de forma indiscriminada no es una garantía de que estos puedan usarse posteriormente.
Veamos el caso práctico en donde una fecha de nacimiento, puede usarse de distintas formas:
- Una felicitación al cliente por su fecha de cumpleaños y un descuento como regalo.
- Establecer grupos objetivo en una campaña de mercadeo, dependiendo de la edad.
- Aunque no siempre se pueda ofrecer algo como regalo, el solo hecho de enviar una felicitación, hace que el cliente tenga presente a la empresa y en el momento en que necesite algo, si ese algo es un servicio o producto, se aumenta la posibilidad de que elija a la empresa que siempre le saluda.
Luego de este ejemplo, podemos concluir que una base de datos de clientes debe cumplir con ciertos requisitos, que vale la pena enumerar:
Datos exactos, en la medida de lo posible, la captura de los datos será cumpliendo con un nivel de calidad, que hagan de estos datos la materia prima de cualquier acción de mercadeo. Si almacenamos un número de teléfono, un correo electrónico o una dirección, y en plena campaña de mercadeo, descubrimos que no son reales, se ha perdido tiempo y esfuerzo.
Veamos un caso práctico de cómo obtener un dato real, aplicado al correo electrónico:
Estrategia 1
Si en nuestro proceso de obtención de datos, un vendedor se acerca a una persona que no está interesada en ningún producto o servicio, sino que pasaba por donde se encuentra el vendedor y con tal de continuar con su trayecto, atiende las consultas pero da su correo electrónico y resulta que o no existe o bien que ya no usa.
Estrategia 2
Se ofrece un descuento o rifa, y quienes quieran participar lo único que deben hacer es registrar su nombre, correo electrónico y teléfono en un formulario. Para esta estrategia es importante que se cumpla con lo ofrecido, ya que una falta a esto puede representar una mala publicidad.
Captura de la Información
A menudo sucede que las bases de datos de clientes están almacenadas en distintos medios y en distintos lugares, y muchas veces duplicada.
La unificación de los datos puede resultar en una tarea agotadora y a veces desalentadora. Es por ello que debe pensarse con anticipación y con visión, para que la recolección de datos de forma ordenada, confiable, accesible, sencilla y sobre todo fácil.
Para solucionar el tema de la centralización de la información, los nuevos avances tecnológicos nos permiten muchas formas para hacerlo. Que van desde archivos de acceso compartido, hasta sistemas de cómputo en la nube, siendo estos últimos en lo más recomendable, ya que permiten que los datos realmente se conviertan en información.
En el pasado los sistemas de cómputo bajo la modalidad cliente-servidor (obsoleta), permiten el almacenamiento y construcción de las bases de datos, en la actualidad esto debe hacerse en un sistema de cómputo en la nube, ya que el acceso a los datos no puede estar restringido a una ubicación, a un horario o un equipo (servidor). Para la toma correcta de decisiones y el buen aprovechamiento de los recursos, la base de datos de clientes debe estar en la nube.
Datos Post-Venta
Una venta hecha con rapidez, a menos que el producto o servicio necesite de un análisis o revisión concienzudo, el cliente siempre quiere ser atendido con prontitud. Es por ello que luego de que se cierra una venta, proceder con la mayor velocidad posible para facturar y entregar el producto, es vital.
A veces no es posible capturar todos los datos que hemos definido como importantes para la base de datos de clientes o bien que los datos capturados tengan errores, estén incompletos o duplicados, es preciso idear una forma para capturar estos datos.
La captura de datos después de la venta, puede ir desde simples correos electrónicos hasta llamadas telefónicas de reiteración de datos, campañas de fidelización, etc.
Una reiteración de datos es la excusa perfecta para obtener mayor información, pues el objetivo principal es validar que los datos del cliente son correctos y aplica con productos que por su naturaleza no se pueden entregar de forma inmediata o bien se trata de un servicio.
Para el caso de productos que se entregan de inmediato, los correos electrónicos bien estructurados y que no molesten al cliente y que permitan que el mismo decida si desea seguir recibiendolos, serán la mejor opción.
Luego de comentar un poco sobre como capturar datos para la base de datos, creemos muy importante mencionar que datos pueden ser parte de una base de datos.
Datos Mínimos
- Código de Cliente
- Nombre Completo
- Teléfonos
- Correo Electrónico personal
- Correo Electrónico trabajo
- Fecha de Nacimiento
- Fecha de Ingreso
- Dirección
- Profesión
- Género
- Negocio Propio (Si/No)
- Giro de Negocio
- Empresa donde labora
- Profesión u oficio
- NIT
- DPI
- Estado Civil
- Tipo de Pago (contado/crédito)
- Tipo de Cliente (A, B, C)
- Días de Crédito
- Límite de Crédito
- Nacionalidad
- Moneda
- CUI
- Dirección Facturación
- Dirección Envío
- Dirección Trabajo
Código del Cliente
El código del cliente, es un dato que debe cumplir con los requisitos de ser un número ordenado, consecutivo y sobre todo irrepetible. El NIT también cumple con alguno de estos requisitos, menos con lo de ser consecutivo, pero no es algo que afecte de gran manera.
Datos Actualizados
Una base de datos de clientes con datos actualizados es un verdadero tesoro. Establecer un proceso de actualización de datos, permite mantener contacto continuo con los clientes, ya que es necesario realizar cambios de los datos que se tienen almacenados. Esto también permite inspeccionar la calidad de los datos almacenados.
Esperamos que los puntos tratados en este artículo, sean útiles en su negocio y sobre todo aportar en el crecimiento de esta comunidad lectora.
