La factura electrónica en línea (FEL) es el nuevo régimen que SAT implementó hace ya más de 2 años para controlar de manera eficiente la emisión, transmisión, certificación y conservación por medios electrónicos de los documentos como facturas, notas de crédito y débito, y facturas especiales. A este conjunto de documentos se les denomina documentos tributarios electrónicos (DTE).
Consideramos oportuno para nuestros lectores, desarrollar datos importantes que hemos obtenido a lo largo del tiempo y compartirles tips y nuestras experiencias propias, que pueden ayudarles a realizar su proceso de implementación FEL cuando les sea requerido o bien si deciden por cuenta propia hacerlo, y aplicar aquel refrán de “el que no oye consejo no llega a viejo”.
Internet
El régimen FEL da por sentado que ya tenemos una conexión a Internet, esto lo planteamos porque hace un tiempo nos consultaron si era necesario estar conectados a Internet. Si buscamos en Google sobre el porcentaje de cobertura de Internet para Guatemala, encontraremos varios datos, pero para no hacer de esto nuestro objetivo principal, nos quedaremos con que para el 2018 teníamos un 42%, sin embargo en temas de tecnología el crecimiento es bastante rápido consideramos que esa cifra para nuestro actual 2021 ya es mayor.
Archivos Electrónicos en formato PDF
Las estrategias de los negocios para este tipo de temas, suele ser el uso de dispositivos móviles o bien realizar su proceso en una ubicación en donde si se tiene Internet y luego prestar el servicio o llevar el producto a lugares donde no haya cobertura. Una de las grandes ventajas del régimen FEL es que ya no es necesario la impresión de las facturas, simplemente con enviar la factura por correo electrónico, como un archivo PDF, el cliente puede quedar tranquilo pues lo recibirá en su buzón de correo. Esto también se traduce en ahorro de costos de impresión y de envío de la factura de papel a sus clientes.
Integración de Sistemas de Cómputo con FEL
Si una empresa ya cuenta con un sistema de cómputo, podrá realizar su proceso de facturación e integrarlo con FEL, esto puede ser con programación realizada por su propio personal informático o bien si el sistema de cómputo fue comprado o arrendado, el proveedor se encargará de hacer los cambios necesarios y posiblemente tenga un costo, tanto monetario como del personal involucrado para dicha integración.
Para este punto como siempre es nuestra costumbre, recomendamos que usen servicios 100% en la nube, es decir que es mejor usar un proveedor cuyo sistema de cómputo funcione totalmente en la nube, esto hará que la integración con FEL sea prácticamente transparente. Y algo muy importante en este punto, esto no quiere decir que tendrán que tirar la casa por la ventana, actualmente existen muchos proveedores de sistemas de cómputo que pueden apoyarles y cuyos precios son accesibles.
Si existe lo bueno, bonito y barato, sin embargo debe tomar sus precauciones, cuando se decida por un proveedor de servicios en la nube para lo que es su sistema de cómputo, realice una investigación que le permita conocer las diferentes opciones. Sobre todo obtenga referencias sobre los clientes actuales.
Para este punto permítanos darle un buen consejo:
Si requiere instalación de algo en sus computadoras actuales o compra de servidor para que funcione el sistema de cómputo, no es un servicio 100% en la nube.
Actores en el proceso FEL
Definimos como actores, a quienes intervienen en un proceso FEL, a continuación los detallamos:
- Cliente
Es la empresa que adoptará el proceso FEL ya sea por cuenta propia o bien por requerimiento de SAT.
- Proveedor de Servicio de Cómputo
Puede ser desde un proveedor de un sistema de cómputo hecho a la medida y en la propia empresa, hasta servicios en la nube de un sistema de cómputo. Nosotros recomendamos que use aquellos servicios que sean 100% en la nube, ya que al ser FEL un modelo operativo que funciona en Internet, usar un servicio de software en la nube (sistema de cómputo) le permitirá enlazarlo sin un exagerado coste monetario y de implementación.
- Proveedor de Sistema de Cómputo vs. Portal de SAT
Para una empresa que emite de 1 a 5 facturas al mes, es posible que prefiera usar el portal de SAT para generar sus facturas. Sin embargo esto siempre tendrá un costo a largo plazo, ya que usar un sistema de cómputo le permite tener una base de datos con los registros de sus clientes, productos, documentos y reportería creada para el análisis posterior de la información.
- Certificador
En pocas palabras es la imprenta, solo que pasó de ser física a ser una empresa virtual (también en la nube).
Un certificador es la entidad encargada de validar que los documentos FEL generados, cumplen con los requisitos establecidos por SAT. Cuando estos requisitos se cumplen en su totalidad, el certificador transmite la información a SAT y manifiesta la conformidad sobre las disposiciones de SAT por medio de una firma electrónica (que es un grupo de datos que garantizan que pertenecen al emisor y la validez de su procedencia).
Normalmente el certificador ha desarrollado mecánismos para la grabación y transmisión de datos, sin embargo como su giro de negocio no es vender un sistema de cómputo, su enfoque está en el registro de los documentos FEL. Por lo que nuevamente recomendamos un proveedor de servicios en la nube para su sistema de cómputo.
Existen actualmente en nuestro medio, bastantes certificadores, alrededor de unos 20, esta paleta de colores y sabores debe analizarse bajo la lupa de eficiencia, es decir tomando en cuenta el tiempo y los recursos a invertir. Por ejemplo, si por ahorrar dinero elige un certificador que cobra poco, pero que tiene un tiempo de respuesta muy lento, entonces lo que ahorró en el certificador, prácticamente lo está pagando en el sinnúmero de problemas que tendrá por este tipo de servicio.
- SAT
Es el ente fiscalizador, consideramos que no es necesario dar mayor descripción, más que indicar que al ser el destinatario final del proceso FEL, debemos cumplir con sus disposiciones de la manera más eficiente posible.
¿Puede una empresa simplemente usar el portal de SAT? Si, pero lo que debe analizar es si es suficiente el realizar un proceso de registro de documentos para cumplir con la obligación tributaria, en lugar de un sistema de cómputo como estrategia de crecimiento de su negocio.
Otros Consejos
- Consulte ampliamente sobre licenciamiento por usuario, esto es importante porque al tener un licenciamiento por usuario, posiblemente al principio la inversión sea baja, pero al intentar crecer, verá cómo suben los costos.
- Consulte sobre el soporte, si le indican que tendrá un tiempo limitado de soporte, entonces el riesgo podría estar en el tiempo de soporte.
- Proceso de implementación, un tiempo de implementación corto de un sistema de cómputo, puede darle una referencia de cuánto tendrá que gastar.
- Registrarse Bajo el Régimen FEL, apóyese en su contador para este tema, si su contador no está actualizado, entonces cambie de contador.
- Certificado de Seguridad generado desde SAT, cuando genere su certificado, guarde el archivo en su computadora en una carpeta donde guarde datos importantes.
- Contraseña asociada al certificado, de igual forma cuando genere la contraseña asociada al certificado, guárdela en un archivo de preferencia en la nube, ya que cuando la requiera no dependerá de su equipo.
- Tiempo de Validez del Certificado, este es uno de los puntos más importantes, cuando genere su certificado, registre la fecha de emisión, por temas de seguridad tienen un tiempo de validez de 1 año y es necesario regenerarlo cuando este vence. El proceso de generación unos días antes del vencimiento puede ahorrarle problemas con sus clientes, ya que si se vence puede que tarde un poco la actualización cuando usa el servicio de un certificador. Así que en resumen, regeneré su certificado por lo menos 15 días antes de su vencimiento.
- NIT CF (consumidor final), antes del régimen FEL era permitido registrar las facturas con un NIT CF bajo las variantes de cf, c/f, C/F, c/F, etc., en el nuevo régimen FEL es necesario usar CF, por lo que no olvide, CF se acepta como NIT para consumidor final y ya no use variantes.
- Consulta de NIT, cuando necesite consultar un NIT, utilice las herramientas proporcionadas por el portal de SAT, aquí le dejamos un enlace, que puede serle de utilidad: https://portal.sat.gob.gt/portal/consulta-registro-tributario-unificado/
- Facturas especiales, son las facturas que se extienden a personas que por alguna circunstancia no tienen NIT o no tienen facturas para emitir a sus clientes, no olvide que para este caso el NIT puede ser CF y en cuyo caso es requisito usar el DPI como identificación.
Esperamos que con esta información su proceso de traslado al régimen FEL sea sin inconvenientes y sufrimiento innecesario. ¡Hasta la próxima!
